Voor facturen boven € 25.000 dient de prestatielevering onderbouwd te worden door het toevoegen van prestatieleveringsdocumenten in de financiële administratie. Een prestatieverklaringsdocument kan bestaan uit een contract, een verslag, een foto, een werkbriefje, een termijnstaat, een leveringsakte een bewijs van lidmaatschap etc.
Betalingen kunnen ingedeeld worden in verschillende categorieën. In onderstaande tabel zijn de betalingen ingedeeld in 4 categorieën. Per categorie is aangegeven of en op welke manier de prestatielevering aangetoond wordt.
Categorie
Wel of geen prestatie-verklaring?
Toelichting
Verbonden partij
Nee
Een verbonden partij levert zelfstandig een jaarverslag inclusief accountantsverklaring op.
Subsidie
Nee
De verplichtingen voor vaststelling van subsidies zijn opgenomen in de beschikking en ook in de vigerende subsidieregels. Een prestatieverklaring is hierbij niet nodig.
Overige betalingen niet zijnde een verbonden partij of subsidie met een factuurbedrag >€ 25.000,00
Ja
In deze categorie is het toevoegen van een prestatieverklaringsdocument in de financiële administratie van toepassing. Een prestatieverklaringsdocument kan bestaan uit een contract, een verslag, een foto, een werkbriefje, een termijnstaat, een leveringsakte een bewijs van lidmaatschap, een vervoersschema, etc.
Betalingen zonder prestatieverklaring
Nee
De betalingen aan bijvoorbeeld ABP en Belastingdienst volgen uit salarisadministratie of uit aangiftes. Betalingen in de vorm van automatische afschrijvingen voor bijvoorbeeld nutsvoorzieningen. Een prestatieverklaring is hierbij niet nodig.
Het is de verantwoordelijkheid van de budgetbewaker ervoor te zorgen dat de prestatieverklaring ook wordt onderbouwd. Daarvoor kan een Prestatie-akkoord-verklaarder worden ingezet, maar de verantwoordelijkheid blijft bij de budgetbewaker.
De budgethouder is ervoor verantwoordelijk vast te stellen of de budgetbewaker de prestatie op een goede manier heeft onderbouwd (vierogen-principe). Mocht de verklaring niet voldoende zijn naar aanleiding van een accountantscontrole, kan het zijn dat de verklaring verder onderbouwd moet worden. Zorg dus dat je zo uitgebreid mogelijk bent, dat scheelt veel werk achteraf.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.3
Prestatieverklaring
Onderdeel van Regeling budgethouders en –bewakers Deurne 2022