Voor de voor het doel van dit protocol gebruikte gegevens kan niet één geldende bewaartermijn worden bepaald. Per fase in de bestuurlijke aanpak ondermijning wordt -afhankelijk van het soort informatie en het doel waarvoor deze informatie verzameld, bewerkt en gebruikt wordt bepaald wat de bewaartermijn van de betreffende informatie is alvorens deze informatie vernietigd wordt. De uitwerking hiervan volgt in hiernavolgende artikelen. De Selectielijst gemeenten en intergemeentelijke organen 2020 vormt de grondslag voor deze vernietiging (Archiefbesluit 1995, artikel 8).
Hergebruik van persoonsgegevens vindt niet plaats als een eerder signaal niet heeft geleid tot nader onderzoek in gemeentelijke bronnen. Persoonsgegevens ten behoeve van een signaal dat na fase 1 en 2 ongegrond blijkt, worden direct vernietigd;
Indien een eerder signaal geleid heeft tot nader onderzoek in de gemeentelijke bronnen (bijv. n.a.v. een ‘hit’) mogen persoonsgegevens bewaard worden gedurende een jaar voor eventueel hergebruik ten behoeve van een nieuw signaal.
Indien alle vijf fasen doorlopen zijn, wordt de totale gegevensset opgeslagen in het zaaksysteem, alwaar het geautomatiseerd beheerd wordt. Dat wil zeggen dat de totale gegevensset een bewaartermijn meekrijgt van 5 jaar (identiek aan de bewaartermijn van Bibob-onderzoek en, in dit geval, Landelijke Selectielijst cat. 12.1 “Toezicht”) en daarna automatisch wordt vernietigd.
Persoonsgegevens worden vernietigd na afloop van de bewaartermijn (conform de Archiefwet). De vernietiging wordt gedocumenteerd zodat de gemeente Meierijstad zich hierover kan verantwoorden. De recordmanager van de gemeente Meierijstad legt daarom schriftelijk vast wanneer, op welke wijze en op welke grond gegevens zijn vernietigd.
In het kader van wetenschappelijke, historische of statistische onderzoeksdoeleinden kunnen gegevens (na elke fase van dit protocol), in niet tot individuele personen herleidbare vorm, bewaard blijven (conform de Archiefwet).
Artikel 10.
Bewaartermijnen
Onderdeel van Besluit Privacy protocol: Bestuurlijke aanpak ondermijning gemeente Meierijstad