Voor de publicatie van persoonsgegevens aangaande raadsvoorstellen via RIS gelden ten aanzien van de hierna genoemde categorieën van personen het volgende:
Persoonsgegevens van politieke ambtsdragers, zoals raadsleden, fractievertegenwoordigers en collegeleden
Ten aanzien van politieke ambtsdragers geldt als uitgangspunt dat herkenbaar moet zijn wie de politieke ambtsdragers zijn, van welke partij zij deel uitmaken en hoe zij te bereiken zijn. Desgewenst kan een politiek ambtsdrager extra informatie laten publiceren, zoals adres en telefoonnummer. De publicatie van deze gegevens vindt plaats in samenspraak met de desbetreffende ambtsdrager.
Persoonsgegevens van ambtenaren
Ten aanzien van ambtenaren die een rol spelen in de werkzaamheden van de raad – ongeacht of zij voor de gemeente Enschede of een andere overheidsorganisatie werkzaam zijn – geldt dat uitsluitend hun naam en voornaam of voorletter(s) worden openbaar gemaakt op de website van de gemeente Enschede, eventueel met vermelding van de afdeling waar zij werkzaam zijn. Voor zover ambtenaren genoemd worden in relatie tot hun functie, is bekendmaking relevant en niet bovenmatig.
Persoonsgegevens van personen die tijdens openbare raadsvergaderingen gebruik maken van het spreekrecht, namens zichzelf of anderen of namens instellingen.
De inhoudelijke bijdrage van een persoon die gebruik maakt van het inspreekrecht in een vergadering is na te luisteren via het digitale geluids- of videoverslag van de vergadering. Daarbij wordt zijn of haar naam vermeld of genoemd. Indien een inspreker een tekst inlevert – op papier of digitaal – voor kennisneming door de raad, dan zal de griffie deze ongewijzigd en niet geanonimiseerd per e-mail versturen naar alle raads- en collegeleden en hun ondersteuning.
Persoonsgegevens van personen die een rol spelen in het kader van besluitvorming en als zodanig voorkomen in de tekst van raadsvoorstellen en daaraan verwante documenten.
De hoofdlijn is dat persoonsgegevens in openbare raadsstukken en bijbehorende bijlagen en achterliggende documenten worden geanonimiseerd en dat handtekeningen worden afgeplakt voor zover deze op de website van de gemeente Enschede worden gepubliceerd. Het college ziet hierop toe. Een voorbeeld is nota’s van zienswijzen bij bestemmings- omgevingsplannen. Raadsstukken in het kader van bezwaarprocedures en petities die aan de raad zijn verzonden of overhandigd worden behandeld als ingekomen brieven.
Bij de raad binnengekomen brieven van inwoners, organisaties en instellingen worden vermeld op de lijst van ingekomen stukken. Deze lijst bevat een korte aanduiding van het onderwerp en de naam van de afzender. De lijst wordt op de website gepubliceerd.
Brieven van inwoners worden verder, in beginsel zonder persoonsgegevens, op de website gepubliceerd. De originele brieven (inclusief persoonsgegevens) zijn als niet-openbare documenten via het besloten deel van het Raadsinformatiesysteem beschikbaar voor raadsleden en fractievertegenwoordigers.
Indien de afzender uitdrukkelijk aangeeft te wensen dat zijn of haar brief/stuk integraal op de website moet worden gepubliceerd, dan vindt publicatie van de brief inclusief persoonsgegevens plaats.
Ingekomen stukken van organisaties en instellingen worden naast de vermelding op de lijst van ingekomen stukken integraal en niet-geanonimiseerd op de website gepubliceerd.
Persoonsgegevens in de aankondiging van activiteiten voor de raad.
Bij publicatie van activiteiten voor de raad op de website wordt de naam van de contactpersoon of die van de persoon waar men zich moet aanmelden genoemd, inclusief een telefoonnummer en/of e-mailadres. Eventuele handtekeningen op bijlagen worden afgeplakt. Vermelding van het adres van de contactpersoon gebeurt niet, tenzij dit voor de duidelijkheid omtrent de betreffende activiteit onvermijdelijk is.
Besluiten of zaken als benoemingen
Bij benoemingen worden de persoonlijke gegevens van de te benoemen persoon, afgezien van diens naam, niet openbaar gemaakt.
Artikel 4
Gedragscode raadsinformatieysteem (RIS)
Onderdeel van Gedragscode publiceren persoonsgegevens op de website van gemeente Enschede 2022