Het komt voor dat een raadsvoorstel geheime informatie bevat of dat geheime informatie in een bijlage wordt toegevoegd. Geheime informatie wordt alleen in of bij een raadsvoorstel gevoegd als de informatie echt essentieel is voor de besluitvorming. De voorkeursvolgorde is:
Een raadsvoorstel wordt zodanig geredigeerd dat geen geheime informatie is opgenomen;
Als geheime informatie noodzakelijk is om over een raadsvoorstel te kunnen beslissen, dan wordt de geheime informatie in een bijlage verwerkt die voor de raad ter inzage wordt gelegd.
Over het raadsvoorstel wordt in principe in openbaarheid gesproken. Indien nodig kan conform Reglement van Orde worden besloten om in beslotenheid te vergaderen.
Alleen als het niet mogelijk is om de geheime informatie in een aparte bijlage te verwerken wordt deze opgenomen in het raadsvoorstel. Behandeling vindt plaats in een besloten commissie- en raadsvergadering.
Bij het opleggen van geheimhouding gelden de volgende regels:
Het college motiveert in/bij het stuk waarom de informatie geheim is;
Het college geeft aan tot wanneer de geheimhouding geldt;
Op de geheime stukken staat expliciet vermeld dat deze geheim zijn en op basis waarvan geheimhouding is opgelegd (artikel 55 gemeentewet);
Geheime stukken liggen ter inzage bij de griffier. De griffier houdt bij wie de stukken hebben ingezien;
Geheime stukken mogen niet worden gekopieerd, gefotografeerd of op een andere manier worden vermenigvuldigd;
De geheime stukken worden opgenomen in een register (zie 4.6).
Als de informatie niet meer geheim hoeft te zijn, wordt een voorstel opheffing voorbereid.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.3
GEHEIME INFORMATIE IN RAADSVOORSTELLEN
Onderdeel van Leidraad informatievoorziening gemeentebestuur Enschede