Art. 5.4.1. VTH-uitvoeringsprogramma 2023 gemeente Borger-Odoorn — Planning en monitoring toezicht

Het uitvoeringsprogramma beschrijft welke werkzaamheden zijn voorzien. De middelen die nodig zijn voor de geplande uitvoering zijn geborgd in de programma- en productbegroting van de gemeente. De aantallen controles die in het uitvoeringsprogramma zijn opgenomen, zijn indicatief en gelden als planning. Het is zaak om in de loop van het jaar te volgen (monitoren) in hoeverre de planning wordt gehaald. Dit is van belang om in de toekomst betere inschattingen te kunnen maken van de benodigde capaciteit per activiteit (en daarmee per categorie activiteiten). Monitoring richt zich op twee zaken: verloopt het toezicht voor bepaalde (categorieën van) activiteiten zoals gepland? zijn de aannames die zijn gedaan correct? Zoals hiervoor aangegeven is het aantal voor toezicht en handhaving beschikbare uren beperkt. Dit betekent dat de uren efficiënt moeten worden ingezet en dat nieuwe inzichten die op grond van monitoring ontstaan tot actie moeten leiden. Indien blijkt dat een bepaalde toezichttaak meer of minder tijd vraagt, moet worden bekeken hoe met deze afwijking wordt omgegaan. Monitoring en evaluatie voor wat betreft het toezicht en handhaving uitgevoerd door de gemeente gebeurt door middel van het Jaarverslag Toezicht en Handhaving. Daarnaast worden halfjaarlijks gesprekken gevoerd op medewerkersniveau om te kunnen beoordelen of sturing op het Uitvoeringsprogramma nodig is. Wanneer dit het geval is wordt er opgeschaald naar het niveau van het managementteam. In het jaarverslag wordt verslag gedaan van de doelen ten aanzien van vergunningsgericht, objectgericht en gebiedsgericht toezicht. Telkens wordt bekeken in hoeverre de doelen zijn behaald en of de geplande inzet is gehaald, is overschreden of dat er minder uren zijn ingezet. Ook het integrale toezicht (over de domeinen heen) wordt expliciet beschreven en geëvalueerd. Tevens wordt de handhaving in dit verslag gerapporteerd, met aandacht voor (toezicht en) handhaving bij kindcentra en voor handhaving in het kader van omgevingsrecht, de Apv en de Opiumwet. Ook cijfers over de geplande en daadwerkelijke personele inzet en het aantal zaken (met ondernomen stappen) worden meegenomen in dit jaarverslag. In dit jaarverslag worden de jaarrapportages van samenwerkingspartijen zoals de RUD, VRD, GGD en andere toezichthoudende partijen meegenomen. Deze partijen stellen ook zelf jaarverslagen op die aan de gemeente als opdrachtgever worden verstrekt. Bij de monitoring gelden de volgende aandachtspunten: het aantal daadwerkelijk te controleren/gecontroleerde bouwwerken; voortgang van het aantal milieucontroles (uitgevoerde controles ten opzichte van de planning); het aantal geconstateerde overtredingen; de ontwikkeling in het aantal klachten, meldingen en signalen; het aantal zaken waarvoor handhavingstrajecten worden doorlopen; de urenbesteding ten opzichte van de urenbegroting. Ad 1. Toezicht op bouwwerken vraagt per geval veel tijd omdat meerdere controles per bouwwerk nodig zijn en iedere controle een aantal uren vraagt. Gevolg is dat een kleine wijziging in het aantal te contoleren objecten veel invloed heeft op de benodigde uren. Naast het aantal te controleren bouwwerken, wordt ook gemonitord of de te controleren bouwwerken daadwerkelijk zijn gecontroleerd. Met een nader te bepalen externe partij moeten hier afspraken over worden gemaakt. Ad 2. Milieucontroles worden uitgevoerd door de RUD conform een jaarlijks opgestelde planning (zie bijlage 3). In het VTH-jaarverslag wordt jaarlijks gerapporteerd of de planning daadwerkelijk gehaald is. Ad 3. Via de checklists die de toezichthouders gebruiken en op basis van rapportages over afgehandelde meldingen wordt in het MP geregistreerd hoeveel overtredingen er zijn geconstateerd. Door deze registraties te raadplegen ontstaat er inzicht in ontwikkelingen, wat informatie oplevert die voor de komende programmering van toezichttaken nuttig is. Ad 4. Het aantal klachten en meldingen is een onzekere factor. Er zijn gegevens uit het verleden beschikbaar, maar in hoeverre deze een beeld geven van de te verwachten situatie, is moeilijk te zeggen. Omdat de afhandeling van klachten gecombineerd moet worden met de reguliere werkzaamheden en omdat klachten meestal binnen afzienbare tijd moeten worden afgehandeld, is in de planning van toezichthouders ruimte opgenomen voor deze afhandeling. Door middel van outcomegericht toezicht in de openbare ruimte willen we klachten en meldingen verminderen. Ad 5. Een toezichtbezoek dat uiteindelijk resulteert in de noodzaak van handhavend optreden, betekent dat uren moeten worden besteed. Op voorhand is moeilijk te bepalen hoeveel handhavingszaken zich gaan voordoen en hoeveel tijd deze gaan vragen. Door hierop te monitoren, blijft in beeld welke werkvoorraad is te verwachten. Door altijd het gesprek aan te gaan met overtreden en eventuele belanghebbenden, wordt gestuurd op het minimaliseren van het aantal handhavingstrajecten waarvoor juridische vervolgstappen genomen moeten worden. Ad 6. In de ureninzet vaste formatie van de afdeling Klantencontactcentrum cluster Omgeving en de ureninzet voor handhaving door de juristen van het juridisch team is aangegeven waar de beschikbare uren waarschijnlijk aan besteed worden. Daarnaast is in dit uitvoeringsprogramma beschreven welke uren nodig zijn om de taken die de gemeente zichzelf oplegt te realiseren. De medewerkers van de gemeente schrijven tijd. Het systeem hiervoor is geoptimaliseerd, zodat medewerkers beter kunnen aangeven aan welke taken zijn daadwerkelijk hebben gewerkt. Op deze manier ontstaat een goed inzicht in ontwikkelingen en mogelijke ruimte in de planning. Tevens leveren de gegevens uit het tijdschrijfsysteem input voor komende uitvoeringsprogramma’s en het jaarverslag waarin de uitvoering van het uitvoeringsprogramma wordt geëvalueerd. Samenvattend; om zicht te houden op en om in te kunnen spelen op ontwikkelingen en om de planning tijdig bij te sturen worden de volgende indicatoren gemeten: Het aantal bouwwerken dat gecontroleerd moet worden (a.d.h.v. verleende vergunningen); Het aantal uitgevoerde milieucontroles ten opzichte van de planning; Het aantal geconstateerde overtredingen en het aantal hercontroles; Het aantal meldingen (klachten) dat is binnengekomen; Het aantal lopende en op te starten handhavingszaken; De uren die zijn besteed aan taken (aan de hand van het tijdschrijfsysteem).

Rechtspraak bij dit artikel