Art. 6. Nota Misbruik en oneigenlijk gebruik 2023-2026 gemeente Buren — Risicogebieden ingedeeld naar risico-indeling

M&O-beleid passen we toe bij regelingen waar een risico bestaat op M&O. Bij de VIC moet een volledig en actueel overzicht aanwezig zijn van de M&O-gevoelige verordeningen, regelingen en processen. De VIC is het meest aangewezen organisatieonderdeel om dit overzicht te beheren, omdat dit onderdeel uitmaakt van het interne controleplan en de uitvoering daarvan. Afhankelijk van de misbruikgevoeligheid van een regeling bepalen we de intensiteit van de inzet van beheersmaatregelen. In dit hoofdstuk benoemen en onderbouwen we de intensiteit van de inzet van M&O-beleid. Daarna beschrijven we de risicogebieden (processen) waarop M&O-beleid van toepassing is en welke intensiteit we toepassen. 6.1 Risico-indeling M&O-beleid Basis M&O-beleid Wanneer sprake is van basis M&O-beleid zijn geen aanvullende maatregelen noodzakelijk ter bestrijding van risico’s rond M&O. Een voorwaarde hierbij is dat reguliere maatregelen op het gebied van de administratieve organisatie en interne controle (AO/IC)[3] toereikend zijn en goed functioneren. Basisbeleid wil vanzelfsprekend niet zeggen dat we geen standaard controles op M&O doen. Gematigd M&O-beleid Er is sprake van gematigd M&O-beleid als enige waakzaamheid bij een regeling geboden is. Gematigd beleid leidt tot het nemen van aanvullende maatregelen in de preventieve en voorwaardenscheppende sfeer. Een voorbeeld is het (extra) kritisch beoordelen van de onderbouwing van informatie die door een aanvrager is aangeleverd en de herkomst van door derden aangeleverde gegevens. Streng M&O-beleid Bij streng M&O-beleid volstaan reguliere maatregelen op het gebied van de AO/IC niet. Reguliere maatregelen zijn bijvoorbeeld het aanbrengen van functiescheidingen binnen processen en het uitvoeren van periodieke interne controles. Voor regelingen die vallen onder streng beleid zijn ter bestrijding van het risico van M&O specifieke en aanvullende (controle)maatregelen noodzakelijk. Aan de ene kant gaat het om maatregelen in de preventieve en voorwaardenscheppende sfeer. Aan de andere kant betreft het maatregelen in de repressieve sfeer, zoals het frequenter uitvoeren van steekproeven en strikter handhaven. [3] De administratieve organisatie bestaat uit de processen, procedures, werkinstructies en taken, verantwoordelijkheden en bevoegdheden binnen onze organisatie. In de Interne Controle bekijken we alle onderdelen: kloppen ze nog wel? Lopen we niet te veel risico? En hoe kunnen we risico’s afvangen? 6.2 Risicogebieden Het risico op M&O is vooral aanwezig bij regelingen en activiteiten waarbij de informatie van andere partijen dan de gemeente bepalend is voor het verlenen en vaststellen van (de hoogte van) voorzieningen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Daarnaast is het M&O-beleid ook gericht op de interne werking en uitvoering van ingestelde M&O-maatregelen. Bij de uitvoering van het M&O-beleid kunnen zich namelijk ook binnen de organisatie- problemen voordoen die uiteindelijk tot fraude kunnen leiden. M&O door medewerkers van de gemeente kunnen in financiële zin tenminste dezelfde effecten hebben als bijvoorbeeld een bewust onjuist ingediende subsidieaanvraag. In de gemeente Buren is een aantal aandachtsgebieden of processen aangemerkt als M&O-gevoelig, op basis van de geschetste interne en externe risicofactoren. Dat wil zeggen dat het voorkomen van M&O specifiek op dat gebied van belang wordt geacht. Het betreft regelingen waarbij derden een aanmerkelijk (financieel) belang hebben en waarbij we in grote mate afhankelijk zijn van door diezelfde derden verstrekte gegevens. Het betreft de volgende aandachtsgebieden: Verstrekken van uitkeringen (streng M&O beleid) Risico: verstrekking van een uitkering aan een cliënt die hier geheel of gedeeltelijk geen recht op heeft. Inkomensoverdrachten vinden plaats in het kader van werk en inkomen[4] (Participatiewet en aanverwante regelingen[5]). Het betreft openeinderegelingen waarbij een cliënt die aan de voorwaarden voldoet de gevraagde uitkering of dienstverlening verkrijgt. Het risico van een onbetrouwbare gegevensverstrekking is groot vanwege de sterke persoonlijke belangen van iemand bij de uitkering of de dienstverlening. Dit terwijl de gegevensverstrekking bepalend is voor het vaststellen van het recht op en de hoogte en duur van de inkomenscompensatie. Om die reden geldt ten aanzien van inkomensoverdrachten een streng M&O-beleid. Verstrekken voorzieningen Wmo en Jeugdwet (streng M&O beleid) Risico: een zorgaanbieder die geen of minder zorg levert dan op de inkoopfactuur is opgenomen. Met de Wet maatschappelijk ondersteuning (Wmo) en de Jeugdwet verstrekken we individuele voorzieningen wanneer de cliënt aan bepaalde voorwaarden voldoet. Ook zorgspecialisten, huisartsen en gecertificeerde instellingen (jeugdbescherming/reclassering) verstrekken voorzieningen die wij vervolgens betalen. Dit zijn open-einde-regelingen. De informatieverstrekking door de belanghebbende is van belang voor het vaststellen van recht, hoogte en duur van de voorziening. Ook zijn we afhankelijk van informatie van zorgaanbieders over door hen geleverde zorg. Voor deze uitvoering is streng M&O-beleid van toepassing. Beide regelingen betreffen gemeentelijke taken waarmee veel geld is gemoeid. Verstrekken van subsidies (gematigd M&O beleid) Risico: subsidieontvanger krijgt geld waar geheel of gedeeltelijk geen recht op is en/of waarvoor de afgesproken prestaties geheel of gedeeltelijk niet zijn geleverd. Subsidies verstrekken we alleen op basis van de geldende subsidieverordening(en). We zijn hierbij grotendeels afhankelijk van de betrouwbaarheid van de door instellingen verstrekte gegevens. Gelet op het aanmerkelijke financiële belang dat soms met subsidieverlening is gemoeid (we verstrekken namelijk een paar hoge subsidiebedragen), voeren we gematigd M&O-beleid uit. [4] Schuldhulpverlening valt hier niet onder. Er is geen risico op M&O, omdat er geen gemeentelijk geld aan te pas komt. Om toezicht te houden passen we wel een VIC toe. Het betreft meer een kwaliteitscontrole op de processen in plaats van een risicoafdekking. [5] Besluit bijstandverlening zelfstandigen (Bbz), minima-regelingen, de IOAZ en de IOAW e.d. Inkoop en aanbesteding (gematigd M&O beleid) Risico: - bestelling van een zaak door medewerker voor eigen gebruik voor rekening van de gemeente. - bestelling voor een te hoge prijs door medewerker bij een voor hem/ haar bekende partij. Bij inkoop en aanbesteding is meestal sprake van een aanzienlijk financieel belang. In het gemeentelijk inkoopbeleid besteden we aandacht aan specifieke M&O-maatregelen, zoals criteria voor eerlijke mededinging. Verder zijn in het beleid kaders, drempelwaarden en daaraan gekoppelde procedures vastgesteld. Elementen op het gebied van de AO/IC nemen we hierin eveneens op. We nemen in ons inkoopbeleid de algemene beginselen van behoorlijk bestuur in acht. Het inkoopproces voeren we uit via het ‘gecoördineerde inkoopmodel’. Lijnverantwoordelijken zijn binnen de afgesproken kaders qua budget en procedurekeuze verantwoordelijk voor de eigen inkoop en aanbesteding. We hebben inkoopondersteuners die kunnen helpen bij het inkoopproces. Een aanbestedingsjurist bij de Regio Rivierenland kunnen we benaderen voor juridische ondersteuning. Op basis van bovenstaande voeren we gematigd M&O-beleid. Integriteit rond relaties (gematigd M&O beleid) Risico: medewerker/ bestuurder gunt iets aan derden om er zelf (privé) beter van te worden. De integriteit van medewerkers en bestuurders in de contacten met belanghebbenden is een punt van aandacht. Het integriteitbeleid inclusief gedragscode is behulpzaam bij het voorkomen van integriteit-schendingen en biedt handvatten voor medewerkers in de omgang en samenwerking met relaties van de gemeente. In de preventieve sfeer zijn aanvullende maatregelen genomen en in de organisatie ingebed. Extern doet een bureau een integriteitsonderzoek bij de aanstelling van een nieuw college. Bij nieuwe raadsleden vragen we een VOG op (= wettelijk). Vanwege de impact van integriteitschendingen gaan we niet over tot basisbeleid. Vergunningverlening en handhaving (gematigd M&O-beleid) Risico: - het verstrekken van onjuiste informatie of het beïnvloeden van de beoordelende ambtenaar. - belangenverstrenging vanwege de relatief kleine gemeente en medewerkers die in de gemeente werken/wonen. We hebben de uitvoering van dit proces neergelegd bij Omgevingsdienst Rivierenland (ODR). Wij hebben zelf nog wel een rol bij gevoelige dossiers. Denk hierbij aan het wijzigen van bestemmings-plannen of de afweging om wel of niet te handhaven. Het proces vergunningverlening en handhaving is M&O-gevoelig. Bij dit proces kan sprake zijn van grote publieke belangen met mogelijk (indirect) financiële gevolgen. Ook heeft een aanvrager een sterke afhankelijkheid ten opzichte van de gemeente voor het verkrijgen van een vergunning. De financiële stroom die met vergunningverlening gepaard gaat is echter in het algemeen minder groot. De ODR voert zelf de controle uit op de berekende leges. Wij voeren een controle uit op de jaarlijkse totaalopbrengst van de leges. Toezicht en handhaving van de APV voeren we zelf uit. Hier is de gevoeligheid voor M&O beperkt. Op grond van bovenstaande informatie komen we tot het voeren van gematigd M&O-beleid. Identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen (gematigd M&O beleid) Risico: ontvreemden van reis- en/of waardedocumenten. Bij de verstrekking van identiteitsbewijzen, reisdocumenten en rijbewijzen maken we gebruik van de gegevens uit de Basisregistratie Personen (BRP). De gegevens in het BRP moeten juist zijn, mede om M&O van genoemde documenten te voorkomen. Een gematigd M&O-beleid is derhalve nodig. Belastinginkomsten (gematigd M&O-beleid) Risico: - ondernemers dragen bewust te weinig verblijfsbelasting af. - kwijtschelding aan een cliënt/oninbaar verklaren vordering van een burger die hier geheel of gedeeltelijk geen recht op heeft. Heffing en invordering van belastingen en rechten vindt plaats op basis van objectieve gegevens die we bijvoorbeeld verkrijgen via het bevolkingsregister, het kadaster en taxateurs. Functiescheiding als interne maatregel vormt een waarborg tegen M&O. Bij bepaalde belastingen zijn we wel afhankelijk van gegevensverstrekking door belanghebbenden (verblijfsbelasting). Ook de procedure van kwijtschelding is risicogevoelig, omdat we hier sterk afhankelijk zijn van de juistheid van inkomensregelingen. Hier zijn aanvullende M&O-maatregelen nodig en daarmee een gematigd M&O-beleid. Leerlingenvervoer (gematigd M&O beleid) Risico: onterechte vergoeding, omdat het kind niet in de gemeente verblijft en ouders die kinderen in de praktijk minder naar school brengen met de auto dan opgegeven. We voeren met leerlingenvervoer een gematigd M&O-beleid. Op grond van de Verordening Leerlingenvervoer worden (individuele) bijdragen verstrekt voor vervoer. In deze verordening leggen we vast aan welke voorwaarden derden moeten voldoen en welke informatie men moet overleggen. De beoordeling van informatie en toetsing aan de voorwaarden vindt plaats bij de beoordeling van de aanvraag. Indien nodig vragen we aanvullende informatie op. Om misbruik van de regeling te voorkomen, voeren we diverse controles uit zoals verblijfplaats check en functiescheiding bij toekenning. Personeelslasten (basis M&O beleid) Risico: opvoeren fictieve medewerker, opvoeren hoger salaris, onjuiste declaratie etcetera. Het proces personeelslasten controleren we via de interne controle. Belangrijke onderdelen daarbij zijn de controle op een kopie ID en het aangaan van formele arbeidsovereenkomsten, inclusief vaststelling van het salaris door de gemandateerde medewerker. Voor (on)kostenvergoedingen ligt dat genuanceerder, maar is in het algemeen het financiële belang beperkt. Met betrekking tot personeels-lasten wordt daarom geen specifiek M&O-beleid noodzakelijk geacht; het basisbeleid volstaat. Facturatie/ betalingsproces (basis M&O beleid) Risico: - betaling inkoopfactuur, waarvoor geen aantoonbare prestatie is geleverd (nepfactuur). - medewerker boekt geld over naar eigen rekening of die van een tussenpersoon. Facturatie controleren we via de interne controle. Belangrijke controles zijn: gegevens van de (nieuwe) crediteur en volledigheid factuur. We hebben organisatiebreed bepaald op welke taken we een prestatieverklaring willen zien. Vanwege de kleine omvang van het team voeren we een bankenanalyse uit op alle betalingen. Mits de organisatie op orde is, zijn geen bijzondere risico’s aan de orde. Daarom vinden we specifiek M&O-beleid niet noodzakelijk; basisbeleid volstaat.

Rechtspraak bij dit artikel