In de Brp kunnen alleen persoonsgegevens worden geregistreerd die kunnen worden ontleend aan het brondocument. De afstamming wordt onder meer ontleend aan de geboorteakte en voor zover van belang aan de huwelijksakte (artikel 2.8 juncto artikelen 2.44 en 2.46 van de Wet).
Een man doet aangifte van inschrijving in de Brp van een kind. Hij overlegt hierbij een paspoort van het kind. Hij heeft geen geboorteakte bij zich van het kind. Hierdoor kan de gemeente alleen de persoonsgegevens van het kind registreren in de Brp. Het kind wordt ingeschreven in de Brp met alleen zijn eigen personalia. Ten aanzien van de afstamming naar zijn moeder en vader zijn er geen gegevens opgenomen. De gemeente geeft de man een brief mee met het verzoek om binnen drie maanden een originele geboorteakte en de huwelijksakte van de ouders en beëdigde Nederlandse vertalingen daarvan te overleggen. In dit verzoek wordt hem meegedeeld dat er aan de moeder of aan hem een bestuurlijke boete opgelegd kan worden als hij niet op tijd voldoet aan het verzoek. Daarnaast legt de gemeente in haar communicatie de nadruk op het belang van het registreren van de juiste gegevens in de Brp voor de afnemers van de basisregistratie (GG&GD, scholen, SVB), en voor het kind en zijn ouders.
De man overlegt de akten niet binnen de gestelde termijn. Daarna stuurt de gemeente hem een tweede schriftelijk verzoek tot overlegging van de akten. Hij krijgt een tweede mogelijkheid om de akten te overleggen binnen een termijn van drie maanden. In de brief staat de waarschuwing opgenomen dat aan hem een boete kan worden opgelegd, als hij niet aan deze verplichting voldoet. Ook staat er in de brief dat het in het belang voor het kind en de ouders om de akten te overleggen. Hij overlegt de akten nog steeds niet binnen de gestelde termijn. De gemeente legt hem hiervoor nu een boete op.
Hoofdstuk 1. › Paragraaf 1.4
Artikel 1.4.3
Voorbeeld van het overleggen van een brondocument
Onderdeel van Beleid bestuurlijke boete Wet brp gemeente Zuidplas