Globaal is een tweedeling te maken in het soort informatie die het college geacht wordt actief te delen met de raad. Allereerst gaat het om de informatie die het college levert ter voorbereiding op de door de raad te nemen besluiten. Daarnaast gaat het om informatie die het college levert over zijn eigen besluiten, de eigen beleidsuitvoering en over externe ontwikkelingen die van belang zijn voor de gemeente.
In het navolgende wordt uiteengezet op welke wijze wordt omgegaan met het verstrekken van welke soort informatie.
Voorstellen ter voorbereiding op besluitvorming
Gedurende de fase van beleidsvoorbereiding kan het college de raad betrekken bij de totstandkoming van het definitieve voorstel middels, raadsinformatiebijeenkomsten of commissies.
Het college kondigt een voorstel dat ter besluitvorming aan de raad wordt voorgelegd tijdig aan middels de lange termijnagenda van de raad. Zo wordt het presidium in de gelegenheid gesteld elke maand de conceptagenda’s voor de komende weken vast te stellen.
Tussen het collegebesluit om een voorstel voor te leggen aan de raad en de eerste behandeling in de commissie zit minimaal 10 dagen. Dit is uitgezonderd een spoedeisend geval, dan geldt een termijn van 48 uur voor aanvang van een vergadering.
Stukken worden na de collegevergadering via de griffie aan de raad verstrekt, met inachtneming van de procedures en termijnen vastgelegd in het Reglement van Orde (RvO) gemeenteraad Heiloo.
De stukken worden door de griffie uiterlijk 10 dagen van tevoren toegevoegd aan een agenda. Op deze wijze worden de fracties in de gelegenheid gesteld de stukken tijdens de fractievergaderingen te bespreken.
De informatie die het college levert ter voorbereiding op een door de raad te nemen besluit moet de raad in staat stellen om een zelfstandige afweging te maken over het door het college voorgestelde besluit. Dit betekent dat in raadsvoorstellen de volgende informatie in ieder geval aanwezig moet zijn:
Een inhoudelijke toelichting op de achtergrond van het voorstel: waarom wordt dit voorstel nú aan de raad aangeboden;
Een toelichting op de mate van keuzeruimte die de raad heeft gelet op wettelijke kaders en eerdere besluitvorming;
Argumentatie voor het voorgestelde besluit;
Alternatieven die het college heeft overwogen;
Of het een voorstel betreft dat specifiek voor Heiloo is opgesteld of in breder verband (BUCH, regio Alkmaar, Noord-Holland Noord, etc.);
Welke risico’s er met het voorstel gemoeid zijn;
Wat de financiële consequenties van het voorstel zijn;
Hoe de samenleving bij de totstandkoming van het voorstel is of wordt betrokken, welke input daarbij is opgehaald en wat daarmee is gedaan (communicatie, participatie);
Hoe het proces eruit ziet tot en na besluitvorming door de raad (uitvoering, planning).
Deze punten zijn opgenomen in het geldende uniforme format raadsvoorstel dat is vastgesteld door alle vier gemeenten van de BUCH.
Bij grotere c.q. complexere voorstellen kan het college aan de raad voorstellen het voorstel voorafgaand aan de politieke behandeling in een commissie toe te lichten tijdens een raadsinformatiebijeenkomst. In dat geval zit minimaal twee weken tussen het collegebesluit om het voorstel voor te leggen aan de raad en de raadsinformatiebijeenkomst.
Planning & Control cyclus
In de actieve informatieplicht van het college speelt de Planning & Control cyclus een belangrijke rol. Instrumenten die daarbij worden ingezet zijn de kadernota, de begroting, de jaarrekening, een tweetal financiële rapportages (FIRAPS) alsmede een tweetal beleidsrapportages.
De basis hiervoor is gelegen in artikel 190, eerste lid, van de Gemeentewet, waarin is vastgelegd dat het college de raad jaarlijks tijdig een ontwerp aanbiedt voor de begroting met toelichting van de gemeente en een meerjarenraming met toelichting voor ten minste drie op het begrotingsjaar volgende jaren.
Ook artikel 197, eerste lid is hier van toepassing. In dit artikel is bepaald dat het college aan de raad over elk begrotingsjaar verantwoording aflegt over het door hem gevoerde bestuur, onder overlegging van de jaarrekening en het jaarverslag. Het college voegt daarbij de verslagen van de uitgevoerde 213a-onderzoeken naar de doelmatigheid en doeltreffendheid van het door hem gevoerde bestuur.
Overige in dit kader gemaakte afspraken zijn vastgelegd in de geldende financiële verordening die haar grondslag heeft in artikel 212 van de Gemeentewet, de geldende controleverordening die haar grondslag heeft in artikel 213 van de Gemeentewet, de geldende verordening onderzoeken doelmatigheid en doeltreffendheid die haar grondslag heeft in artikel 213a van de Gemeentewet en het vigerende document inzake de P&C cyclus van de vier BUCH-gemeenten.
Voorafgaand aan de behandeling van zowel de kadernota als de begroting wordt het voorstel door het college gepresenteerd tijdens een raadsinformatieavond.
Besluiten van het college
Het college stelt de raad in kennis van alle door het college genomen besluiten door middel van het beschikbaar stellen van de notulen van het college.
Na de vaststelling van de openbare notulen door het college worden de notulen verstuurd in het wekelijkse nieuwsbericht aan alle raads- en commissieleden en in het raadsinformatiesysteem bij de B&W notulen geplaatst. De niet-openbare notulen gaan alleen naar de fractievoorzitters.
De onderliggende stukken kunnen bij de griffie worden opgevraagd. Afhankelijk van of het stuk op de openbare of de besloten notulen staat, krijgt de verzoeker het stuk digitaal toegezonden of wordt het stuk voor de verzoeker op de griffie ter inzage gelegd.
Persberichten
Het college kan besluiten (via een expliciet beslispunt in het B&W-advies) de raad een afschrift te doen toekomen van een te verzenden persbericht. Persberichten zijn op zich geen instrument om de raad te informeren. Het is echter voor raadsleden van belang om te weten welke informatie de pers krijgt. De afspraak is daarom dat het college alle voor de raad relevante persberichten aan de raad verstrekt voordat deze naar de pers gaan, of minimaal tegelijkertijd. Op deze manier hoeven raadsleden informatie niet uit de media te vernemen.
Uitvoering van moties en toezeggingen
Aangenomen moties worden opgenomen op de lijst van moties. De door het college of de burgemeester gedane toezeggingen in de raadsvergadering of commissies worden opgenomen op de toezeggingenlijst. Het college informeert de raad actief over de afhandeling van moties en toezeggingen.
De stand van zaken rondom de procesmatige afhandeling van moties en toezeggingen wordt maandelijks bij het college opgevraagd en geagendeerd ter vaststelling in de raadsvergadering.
Het college kan de raad voorstellen een motie of toezegging als afgehandeld te beschouwen onder verwijzing naar de afdoening (bijv. brief over uitvoering, voorstel aan de raad, etc.). De raad stelt de lijst moties en de toezeggingenlijst vast. Indien de raad van mening is dat een motie of toezegging is afgedaan, wordt deze als afgehandeld beschouwd en verdwijnt van de lijst moties of de toezeggingenlijst.
Overige relevante informatie
Voor het actief delen van overige relevante informatie met de raad heeft het college diverse instrumenten tot zijn beschikking. De instrumenten worden hieronder opgesomd. Het ene instrument is wat actiever dan het andere instrument. Het is onmogelijk om precies vast te leggen wanneer welk instrument wordt ingezet. Het is aan het college om per situatie af te wegen welk instrument het meest passend is om in te zetten.
Bewonersbijeenkomsten
Uitnodigingen voor relevante bewonersbijeenkomsten etc. die plaatsvinden in het kader van beleidsvoorbereiding worden gedeeld met de raads- en commissieleden. Raads- en commissieleden zijn in zulke gevallen welkom om als toehoorder aanwezig te zijn.
Raadsinformatieavond (raadsinformatiemarkt, raadsinformatieronde)
Het college kan de raad van informatie voorzien tijdens raadsinformatieavonden. Het college kan hiertoe een voorstel doen aan het presidium. Raadsinformatieavonden worden gehouden als voorbereiding op de bespreking van voorstellen in de komende commissies/raad. Losstaande onderwerpen kunnen ook worden geagendeerd.
Mededeling in de raadsvergadering
Het college en de burgemeester maken actief gebruik van de mogelijkheid om bij het agendapunt “vragen vanuit de raad en mededelingen van het college” de raad actief te informeren. Het kan hier gaan over informatie in het algemeen en om informatie uit de samenwerkingsverbanden.
Schriftelijke informatie van het college
Het college of de wethouder (namens het college) informeert de raad per brief over de uitoefening van voor de raad relevante collegebevoegdheden of andere politiek relevante informatie, met een zekere urgentie of actualiteit. Het kan ook procesinformatie betreffen, waarbij het college voorlopig alleen de feiten weergeeft en aankondigt dat het nog met een uitgebreidere notitie of voorstel komt.
De brieven bevatten zelf geen voorstellen voor nieuw beleid of wijzigingen van het beleid, maar alleen feitelijke informatie.
Informele overlegvormen
Er zijn diverse informele overlegvormen waarin het college de raad niet slechts kan informeren, maar ook kan consulteren. Te denken valt aan de werkgroepen zoals bedoeld in artikel raadswerkgroepen in het RvO.
Bovenlokale overlegvormen
Het college kan de raad over bovenlokale thema’s eveneens informeren via BUCH of Regio Alkmaar raadsinformatieavonden. Dergelijke avonden worden echter over het algemeen niet door de hele raad bezocht. Indien de informatie die gedeeld wordt van dien aard is dat het van belang is dat de hele raad daar kennis van neemt, ligt ook hier een combinatie met bijvoorbeeld een brief of memo van het college aan de raad voor de hand.
Regio Alkmaar
Het college en vervolgens ook de raad ontvangen de vastgestelde verslagen van de focus overleggen. Vanuit de vakinhoudelijke domeinen ontvangt de raad informatie over de inhoudelijke ontwikkelingen op het gebied van wonen, bereikbaarheid en energie innovatie. De griffiers en de regionale raadswerkgroep stemmen met elkaar een aantal regionale raadsinformatieavonden af. N.a.v. een amendement (2022) van de raad van Heiloo bij de besluitvorming over het bestuursconvenant Regio Alkmaar heeft de regionale raadswerkgroep een document opgeleverd met handreikingen voor de nieuwe raden. Betrokkenheid van de raden is explicieter opgenomen in het convenant.
Zienswijzetraject begroting en jaarrekening GR
Uiterlijk op 15 april komen van alle gemeenschappelijke regelingen de begroting en de jaarrekening voor een zienswijze naar de gemeente. In de periode mei-juni komen voor alle GR-en adviezen richting college en raad. Een regionale raadsinformatieavond (Regio Alkmaar) waar raadsleden regionaal kunnen afstemmen op de zienswijzen is onderdeel van dit traject.
Zienswijzetraject Kadernota GR
Uiterlijk op 1 januari komen van alle gemeenschappelijke regelingen de kadernota voor een zienswijze naar de gemeente.
Een regionale raadsinformatieavond (Regio Alkmaar) waar raadsleden regionaal kunnen afstemmen op de zienswijzen is onderdeel van dit traject.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2
Specifieke uitgangspunten
Onderdeel van Handvest actieve informatieplicht gemeente Heiloo 2022