De gemeente houdt zich bij het verwerken van persoonsgegevens conform de AVG aan de volgende uitgangspunten2Zie de artikelen 5 en 6 van de AVG.:
Rechtmatige grondslag
De gemeente mag alleen persoonsgegevens verwerken indien hiervoor een rechtmatige grondslag bestaat. Deze rechtmatige grondslag is in de regel gelegen in de uitoefening van haar taken van algemeen belang/uitoefening van openbaar gezag.
In sommige gevallen verwerkt ze gegevens om een overeenkomst uit te voeren of op basis van toestemming.
Ten aanzien van het gebruik van de website verwerkt de gemeente persoonsgegevens voor de uitvoering van wettelijke verplichtingen (informatievoorziening aan het publiek) of op basis van een gerechtvaardigd belang (van administratieve aard3Let op: het gebruik van ‘gerechtvaardigd belang’ als grondslag is zeer beperkt en mag niet leiden tot vergaande verwerking van persoonsgegevens binnen de organisatie.). In sommige gevallen kan dit ook plaatsvinden op basis van toestemming.
De gemeente verwerkt vanuit haar wettelijke taken ook bijzondere persoonsgegevens. Bijvoorbeeld gegevens over iemands gezondheid voor de aanvraag van een hulpmiddel in het kader van de Wmo. Dit is alleen toegestaan als hiervoor in een specifieke wet een grondslag is gegeven. Is deze grondslag er niet, dan vindt een dergelijke verwerking niet plaats.
Op grond van de Wet algemene bepalingen burgerservicenummer (Wabb) is de gemeente bevoegd om het burgerservicenummer (BSN) te verwerken wanneer dit noodzakelijk is voor het uitvoeren van een overheidstaak4Dit is in overeenstemming met het bepaalde in artikel 87 AVG en artikel 46 van de Uitvoeringswet AVG..
Doelbinding
Met doelbinding wordt bedoeld dat gegevens alleen worden verwerkt voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Als gegevens toch voor andere doelen worden gebruikt, wordt beoordeeld of dit nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel van verzamelen van de gegevens5Zie artikel 6 lid 4 AVG..
Persoonsgegevens worden veelal verwerkt in vakapplicaties. Soms zijn applicaties verbonden met andere applicaties. Zo is de applicatie van het sociaal domein verbonden met de applicatie van de afdeling financiën in verband met het doen van betalingen. Hierbij worden persoonsgegevens uitgewisseld. Ook hiervoor gelden de regels van de AVG (bijvoorbeeld ‘alleen indien nodig’ en ‘niet meer dan nodig’). Om dit goed in beeld te krijgen en te houden beschikt de gemeente over een geactualiseerd overzicht van het applicatielandschap.
Transparantie
De gemeente is transparant over hoe ze persoonsgegevens verwerkt6Verplichting op grond van de artikelen 13 en 14 van de AVG.. Hierdoor weten burgers en personen van wie de gemeente persoonsgegevens verwerkt, door wie de gegevens worden verwerkt, waarom dit gebeurt en welke maatregelen genomen worden om zorgvuldig met de gegevens om te gaan.
De belangrijkste manieren om betrokkenen te informeren over de verwerking van persoonsgegevens zijn:
het geven van algemene informatie bij inschrijving en op de website;
het geven van aanvullende informatie (door middel van bijvoorbeeld foldermateriaal) bij het aanvragen van specifieke diensten;
het hebben van een privacyverklaring, inclusief cookieverklaring op de gemeentelijke websites;
het bieden van laagdrempelige mogelijkheden om inzage te krijgen in de verwerking van persoonsgegevens.
Betrokkenen worden in ieder geval geïnformeerd over:
wie verantwoordelijk is voor de gegevensverwerking met contactgegevens;
de contactgegevens van de Functionaris Gegevensbescherming;
de doeleinden en rechtsgrond(en) van de gegevensverwerking;
(indien van toepassing:) de ontvangers;
(indien van toepassing:) nadere informatie met betrekking tot eventuele doorgifte van persoonsgegevens naar een derde land of internationale organisatie;
hoelang gegevens bewaard worden;
hoe wordt omgegaan met de rechten van betrokkenen.
Dataminimalisatie en proportionaliteit (niet meer dan nodig, alleen indien nodig, niet langer dan nodig)
De gemeente verwerkt alleen de persoonsgegevens die noodzakelijk zijn voor het vooraf bepaalde doel en streeft naar minimale gegevensverwerking. Waar mogelijk worden minder of geen persoonsgegevens verwerkt.
Als de gemeente de gegevens niet meer nodig heeft, vernietigt zij deze, tenzij er een wettelijke verplichting is om de gegevens langer te bewaren (niet langer dan nodig).
Soms worden bewaartermijnen genoemd in specifieke wetten waarvoor gegevensverwerking nodig is; in andere gevallen bepaalt de Archiefwet de bewaartermijnen. De gemeente vernietigt in die gevallen de gegevens zodra de wettelijke bewaartermijn en/of de termijn uit de selectielijst van de VNG is afgelopen.
Vóór het verwerken van de gegevens bepaalt de gemeente of het doel van de verwerking niet op een andere, minder ingrijpende manier bereikt kan worden dan door het verwerken van de persoonsgegevens (subsidiariteit). Soms kunnen doelen ook worden bereikt door bijvoorbeeld geanonimiseerde informatie over een casus uit te wisselen. In dat geval worden er geen persoonsgegevens uitgewisseld.
Integriteit en vertrouwelijkheid
De gemeente gaat zorgvuldig om met persoonsgegevens. Gegevens worden vertrouwelijk behandeld en op de juiste manier beveiligd. Dit gebeurt conform de bepalingen van de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) die voor gemeenten verplicht zijn.
De gemeente treft maatregelen om de kwaliteit van de gegevens te borgen; onder ‘kwaliteit’ wordt verstaan dat ze juist, nauwkeurig en actueel zijn. Voordat gegevens worden verwerkt vinden er (geautomatiseerde) controles plaats om te voorkomen dat personen niet goed benaderd worden (denk aan het versturen van brieven naar een oud adres, het versturen van brieven met een verkeerde tenaamstelling of het versturen van een brief naar een overledene).
In ieder geval zijn de volgende maatregelen getroffen:
Bij de invoer van gegevens vindt er een kwaliteitscontrole plaats door gegevens te verifiëren.
ICT-systemen valideren gegevens door middel van invoercontroles.
ICT-systemen zijn daar waar persoonsgegevens worden gebruikt veelal direct of indirect
gekoppeld aan de BRP, zodat men automatisch beschikt over actuele gegevens. Als deze koppeling niet mogelijk is, worden de gegevens in de BRP handmatig geverifieerd voordat zij worden gebruikt.
Betrokkenen hebben de mogelijkheid om gegevens in te zien en te laten corrigeren indien nodig.
Delen met derden
In het geval van samenwerking met externe partijen waarbij sprake is van verwerking van persoonsgegevens maakt de gemeente afspraken over de eisen waaraan gegevensuitwisseling moet voldoen. Deze afspraken voldoen aan de wet. De gemeente controleert jaarlijks steekproefsgewijs het nakomen van de gemaakte afspraken.
Integrale dienstverlening
In beginsel verwerkt de gemeente persoonsgegevens alleen voor het doel waarvoor ze zijn verzameld en worden gegevens niet gedeeld met medewerkers die daarbij niet betrokken zijn. Om burgers met complexe vraagstukken goed te kunnen ondersteunen is soms echter een samenhangende aanpak noodzakelijk. Voor deze integrale aanpak kan het nodig zijn om persoonsgegevens te delen met medewerkers die een andere wet/taak uitvoeren. Wanneer dit gebeurt wordt de betrokkene hiervan vooraf op de hoogte gebracht. Zo kan het voor de uitvoering van de Jeugdwet van belang zijn om te weten dat er ook een schuldhulpverleningstraject loopt. Is dat het geval, dan worden alleen die gegevens die voor de jeugdhulp relevant zijn in het jeugddossier vastgelegd.
Rechten van betrokkenen
De AVG bepaalt niet alleen de plichten van degenen die persoonsgegevens verwerken, maar ook de rechten van personen van wie de gegevens worden verwerkt. Hieronder een korte opsomming van deze rechten7Zie de artikelen 15 t/m 22 van de AVG.:
Recht op inzage
Recht op rectificatie
Recht op gegevenswissing (vergetelheid)
Recht op beperking van de verwerking
Kennisgevingsplicht inzake rectificatie of wissing van persoonsgegevens of verwerkingsbeperking
Recht op overdraagbaarheid van gegevens
Recht op bezwaar
Recht om niet onderworpen te worden aan een uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, gebaseerd besluit
De gemeente verstrekt onverwijld maar in ieder geval binnen een maand na ontvangst van een verzoek informatie over of, en zo ja op welke wijze, gevolg aan dat verzoek wordt gegeven. In complexe situaties kan deze termijn worden verlengd met twee maanden8Artikel 12 lid 3 AVG..
Het voert te ver om al deze rechten hier inhoudelijk te behandelen. Op basis van nieuwe richtlijnen en jurisprudentie zal de inhoud continu aan verandering onderhevig zijn. Voor de diverse rechten gelden voorwaarden en deze kennen wettelijke beperkingen (zo is bijvoorbeeld het recht op gegevenswissing niet van toepassing op registraties in de BRP).
De gemeente richt werkprocessen in om zorg te dragen voor een juiste en tijdige afhandeling van verzoeken van betrokkenen. Via de website worden betrokkenen geïnformeerd over deze rechten en wordt hun de mogelijkheid geboden om op eenvoudige wijze gebruik te maken van deze rechten.
Klachten van burgers
Voor burgers is het mogelijk om klachten over de toepassing van de AVG in te dienen bij de gemeente en bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Binnen de gemeente worden deze klachten conform de reguliere klachtenprocedure afgehandeld. Daarbij wordt de functionaris gegevensbescherming om advies gevraagd.
Register van Verwerkingen
De gemeente heeft een register van verwerkingen overeenkomstig artikel 30 AVG opgesteld en houdt dit actueel.
Privacy by design en privacy by default
Voordat met een nieuwe gegevensverwerking wordt gestart, zorgt de gemeente ervoor dat zowel technisch als organisatorisch een zorgvuldige omgang met persoonsgegevens wordt afgedwongen. Dit heet ‘privacy by design’. Hierbij wordt onder andere gekeken naar de noodzaak van deze gegevens voor het te behalen doel en de benodigde beveiliging van de persoonsgegevens.
Een onderdeel van ‘privacy by design’ is ‘privacy by default’. Hiermee wordt bedoeld dat de standaardinstellingen van een systeem (denk bijvoorbeeld aan de mogelijkheid om twee-factor-authenticatie in te schakelen) zo privacyvriendelijk mogelijk moeten zijn.
Gegevensbeschermingseffectbeoordeling/Data Protection Impact Assessment (DPIA)
Op grond van de AVG is de gemeente verplicht om in een aantal gevallen vóór de verwerking van de gegevens een gegevensbeschermingseffectbeoordeling (DPIA) uit te voeren. Het uitvoeren van een DPIA is verplicht als een gegevensverwerking waarschijnlijk een hoog privacyrisico oplevert voor de personen van wie de gemeente gegevens verwerkt9Artikel 35 AVG..
Bij de beoordeling hiervan maakt de gemeente gebruik van de beoordelingscriteria die hiervoor zijn opgesteld door het Europees Comité voor gegevensbescherming (European Data Protection Board - EDPB) en door de Autoriteit Persoonsgegevens (AP). De AP heeft een lijst opgesteld van verwerkingen waarvoor een DPIA verplicht is. Deze lijst is terug te vinden op de website van de AP.
Een DPIA moet voorafgaand aan de verwerking worden uitgevoerd. Daarnaast heeft de AP aangegeven dat een DPIA eens per drie jaar herhaald moet worden of eerder/vaker, als er wijzigingen zijn die dit noodzakelijk maken.
De gemeente zorgt ervoor tijdig in beeld te brengen voor welke verwerkingen een DPIA verplicht is. Met gebruikmaking van het register van verwerkingen bepaalt de procesverantwoordelijke of een DPIA verplicht is en wanneer deze moet worden uitgevoerd. Het is van belang om hierbij ook aan te sluiten bij ontwikkelingen rond een verwerking, zoals:
nieuwe wettelijke bepalingen, taken of grote wijzigingen;
organisatiewijzigingen of samenwerkingen met derden, dan wel overdracht van taken;
de aanschaf van nieuwe software of ICT-apparatuur.
Samenwerkingsverbanden
De gemeente werkt samen in regionaal verband, bijvoorbeeld in samenwerkingen op het gebied van zorg en van veiligheid, zoals het Veiligheidshuis. De gemeente zorgt ervoor dat zij met deze samenwerkingspartners afdoende afspraken maakt om de privacy te waarborgen.
Vóór de deelname in een (nieuw) samenwerkingsverband voert zij een DPIA uit om de risico’s van deelname aan het samenwerkingsverband te analyseren en hierop maatregelen te nemen.
Hoofdstuk 2.
Artikel 2.2
Uitgangspunten verwerken persoonsgegevens
Onderdeel van Privacybeleid gemeente West Betuwe