Het besluitvormingsproces wordt gestructureerd en procesmatig uitgevoerd. Hiervoor is software geïmplementeerd die ook voor onder meer omgevingsvergunningen wordt gebruikt. Per zaak wordt een verantwoordelijke voor het hele proces aangewezen.
De basis voor een goede beoordeling is de noodzaak voor een volledige aanvraag om vergunning en melding. De gemeente is kritisch: een onjuiste of onvolledige aanvraag kost later in het proces vaak extra tijd. Onvolledig ingediende aanvragen om vergunningen en meldingen worden niet behandeld. De aanvrager wordt in de gelegenheid gesteld om de aanvraag binnen een redelijke termijn aan te vullen en te verbeteren. Aanvragen die te laat binnenkomen (minder dan de in de Algemene Plaatselijke Verordening/uitvoeringsbeleid evenementenvoorgeschreven termijn) worden in beginsel niet in behandeling genomen dan wel geweigerd. Deze werkwijze geldt bij alle evenementen, ook die al vaker zijn georganiseerd.
Bij alle aanvragen wordt de behandelaanpak bepaalt aan de hand van de Behandelscan Evenementen Brabant. Daarna start het adviestraject. In ieder geval bij alle evenementen met een aanpak ‘C’ op een onderdeel wordt advies gevraagd aan de veiligheidsmedewerker van de gemeente, politie, veiligheidsregio en GHOR. Zo nodig wordt een multi-gedisciplineerd overleg gepland. Bij evenementen met behandelaanpak tot en met ‘B’ zal in bijzondere situaties ook advies van de hiervoor genoemde adviseurs nodig zijn. Nadat de adviezen zijn ontvangen, wordt besloten of de vergunning verleent wordt. Zo nodig wordt hierbij de burgemeester, als portefeuillehouder openbare orde en veiligheid, betrokken. Op basis van de adviezen worden voorschriften aan het besluit verbonden.
De noodzaak voor het aanvragen van advies vraagt deskundigheid en alertheid van de medewerkers die belast zijn met de behandeling van vergunningen en meldingen. Daarbij zal vooral ook veel aandacht moeten zijn voor de politieke sensitiviteit. Een ogenschijnlijk klein evenement kan maatschappelijk grote gevolgen hebben, zodat soms toch advies van een derde nodig is.
Om de deskundigheid van de medewerkers te vergroten en te borgen hebben wij eisen geformuleerd waaraan de medewerkers moeten (gaan) voldoen. Deze eisen zijn opgenomen in bijlage IV.
Voor het organiseren van evenementen kan vaak worden volstaan met het indienen van een melding. Deze mogelijkheid is opgenomen in de Algemene Plaatselijke Verordening en het lokale evenementenbeleid. De regels zijn tot stand gekomen met diverse betrokkenen, zoals organisatoren van evenementen, veiligheidsregio, GHOR en politie. Ook voor deze meldingen geldt in beginsel de algemene beleidskeuze om de meldingen niet inhoudelijk te beoordelen. Dit geldt voor zowel de ambtelijke organisatie als voor externe adviseurs, zoals dus de veiligheidsregio en politie. Hierbij dient wel, zoals in de vorige alinea is omschreven, altijd aandacht te zijn voor bijzondere situaties die mogelijk een andere aanpak rechtvaardigt.
Specifiek bij meldingen voor evenementen is dat politie en brandweer actief in kennis worden gesteld over bevestiging van de melding. Hierbij is het voor hun mogelijk om met gebruikmaking van hun wettelijke bevoegdheden, met de organisator van het evenement in contact te treden over mogelijk noodzakelijke maatwerk afspraken.
Hoofdstuk 2 › Paragraaf 2.9
Artikel 2.9.1.1
Voorbereiding besluitvorming *1
Onderdeel van Uitvoeringsbeleid kwaliteit vergunningen, toezicht en handhaving, 1e herziening