Omdat het verschaffen van de vereiste en tijdige informatie met betrekking tot een zorgvuldige voorbereiding en beoordeling van het evenement essentieel wordt geacht, wordt uitgegaan van het hanteren van een standaard-aanvraagformulier dat de organisator van een evenement wordt gevraagd in te vullen.
Artikel 4:4 van de Algemene wet bestuursrecht (Awb) bepaalt in deze zin dat de burgemeester voor het indienen van een aanvraag voor het verkrijgen van een evenementenvergunning een daartoe strekkend formulier kan vaststellen.
Als meerwaarde kan aan de hand van een dergelijk aanvraagformulier, door middel van een gerichte vraagstelling, direct een compleet beeld worden gecreëerd van de aard, grootte en inhoud van het specifieke evenement. Tevens wordt inzicht verkregen in de eventuele noodzakelijke verlening van andere vergunningen en ontheffingen die in het kader van het evenement benodigd zijn (bijvoorbeeld de artikel 35-ontheffing op grond van de Alcoholwet).
Hiernaast kunnen in een vroegtijdig stadium de operationele diensten worden geïnformeerd, dan wel kunnen zij tijdig tot advisering overgaan (veiligheidstoets), ten behoeve van de besluitvorming door de burgemeester.
In digitale zin kan een en ander worden gerealiseerd door middel van ‘doorlinkmogelijkheden”.
Een aanvraag die niet via het voorgeschreven formulier wordt ingediend, kan, onder omstandigheden, op grond van het bepaalde in artikel 4:5 van de Awb, buiten behandeling worden gelaten. Daar is aanleiding voor als essentiële gegevens ontbreken en een verzoek tot aanvulling, binnen een redelijke termijn, niet wordt gehonoreerd. De organisator wordt in een dergelijke situatie verzocht om alsnog het voorgeschreven aanvraagformulier in te vullen.
Hoofdstuk 4 › Paragraaf 4.14
Artikel 4.14.1
Algemeen
Onderdeel van Beleidsregel Evenementen gemeente Cranendonck 2023