**1..** Alle klachten worden voorgelegd aan de klachtencoördinator. De klachtencoördinator zorgt voor de registratie van de klacht.
**2..** Een mondeling ingediende klacht, die niet in de informele fase kan worden opgelost, wordt alsnog door de klachtencoördinator op schrift gesteld. De klachtencoördinator gaat bij de klager na of de klacht juist is omschreven. De klacht wordt vervolgens als een schriftelijke klacht formeel in behandeling genomen.