**1..** De oproeping voor een vergadering door de voorzitter vindt elektronisch plaats en wordt, behoudens in spoedeisende gevallen, zo mogelijk voor het weekeinde voorafgaande aan de vergadering aan de leden toegezonden.
Het seniorenconvent kan voorts worden opgeroepen voor een vergadering indien tenminste een vijfde van het aantal fractievoorzitters waaruit het seniorenconvent bestaat, met opgave van redenen, daarom verzoekt.
**2..** De oproepingsbrief vermeldt de agenda met de onderwerpen die in de vergadering behandeld zullen worden in de volgorde waarin deze aan de orde zullen worden gesteld. Vraagpunten ten aanzien van de te behandelen onderwerpen worden zoveel mogelijk bij de onderwerpen vermeld.
**3..** Van de vergaderingen wordt een afsprakenlijst opgesteld. Deze afsprakenlijst bevat:
de namen van de aanwezige leden en van de leden die afwezig waren;
een vermelding van de zaken die aan de orde zijn geweest;
de conclusies en de, op grond van artikel 3, onder 4, genomen besluiten;
eventuele minderheidsstandpunten, met een korte aanduiding van de motieven.
**4..** De afsprakenlijst wordt zo spoedig mogelijk, maar uiterlijk binnen zeven dagen na de vergadering aan de leden gezonden.
**5..** De afsprakenlijst wordt in de eerstvolgende vergadering vastgesteld.
**6..** Het presidium en het seniorenconvent vergaderen in beslotenheid.
**7..** De afsprakenlijst van het presidium is na vaststelling openbaar en wordt binnen twee dagen na vaststelling, met de onderliggende stukken, gepubliceerd in Notubox en op internet.
Hoofdstuk 1
Artikel 5
Presidium en seniorenconvent, werkwijze
Onderdeel van Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Horst aan de Maas 2023