Art. 1. Postprotocol gemeente De Fryske Marren — Begripsbepaling

In dit protocol wordt verstaan onder: Archiveren: het opnemen van documenten van in het centrale archief van de gemeentelijke organisatie ten behoeve van een betrouwbare informatievoorziening, het afleggen van verantwoording en het consolideren van de rechtszekerheid. Behandelaar: de medewerker van de gemeente De Fryske Marren die documenten en zaken behandelt in de uitoefening van zijn functie. Behandelen: het inhoudelijk behandelen of afhandelen van documenten en zaken door medewerkers van teams volgens vastgestelde behandeltermijnen en behandelprocedures. Decos JOIN: zaaksysteem waarin documenten en zaken worden geregistreerd, behandeld en gearchiveerd. Deponeren: het doorsturen, na (digitale) behandeling en registratie, van ingekomen (gedigitaliseerde) documenten of (digitale) archiefexemplaren van interne of uitgaande documenten naar het centrale archief van de gemeentelijke organisatie. DIV: het onderdeel Documentaire Informatievoorziening binnen het team Informatie dat is belast met het beheer van de (digitale) documenten van de organisatie. Formeel document: formeel bericht dat uit hoofde van een functie ter uitvoering van een zaak wordt verzonden c.q. ontvangen door een bestuursorgaan, organisatieonderdeel of medewerk(st)er en dat van belang is om de gang van zaken of de totstandkoming van een besluit te kunnen reconstrueren (bestuurlijke aangelegenheden). Gemeentelijk postadres: het algemeen postbusnummer van de gemeente, postbus 101, 8500 AC Joure. Informeel document: informeel bericht ontvangen of verzonden door of namens een medewerker van De Fryske Marren die geen toegevoegde waarde heeft voor behandeling en afhandeling van een zaak. Inkomende post: post die ontvangen wordt via het gemeentelijk postadres, via de receptiebalie, de steunpunten en de gemeentelijke brievenbussen. Poststuk: een document of de documenten die verstuurd of ontvangen zijn op papier van of naar een persoon of organisatie. Vervanging: het officiële besluit dat bij de digitalisering van ingekomen, interne en uitgaande stukken, deze niet meer in een fysiek archief bewaard worden maar opgeslagen worden in een digitale archiefomgeving (zaaksysteem Decos JOIN). Registreren: het vastleggen van de kenmerken (metadata) van documenten. Scannen: het digitaliseren van fysieke documenten. Zaak: een proces met een duidelijke aanleiding, bijvoorbeeld een aanvraag. Deze aanleiding leidt tot weer tot een duidelijk resultaat zoals een toekenning of afwijzing. Zaakdossier: het geheel van documenten en informatie dat betrekking heeft op een zaak. Zaakgericht werken: het goed en transparant afhandelen van zaken.

Rechtspraak bij dit artikel