De rittenregistratie vindt plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doelen. Daarbij worden de volgende gegevens verzameld en vastgelegd:
het kenteken van het voertuig;
de gebruiker van het voertuig en team waar de gebruiker onderdeel van uitmaakt;
de datum en tijdstip van vertrek en aankomst;
de ritgegevens, zijnde het adres van vertrek en aankomst inclusief de afstand;
de begin- en eindstand van de kilometerteller.
Artikel 7. Rapportage
Rapportage op het gebruik van de rittenregistratie vindt slechts plaats in het kader van de in artikel 3 genoemde doeleinden. Deze doeleinden stellen beperkingen aan de omvang en wijze van controle van de rapportage:
Belastingdienst: Rapportage ter verkrijging van inzicht in de mate van het zakelijk gebruik van het dienstvoertuig wordt zoveel mogelijk beperkt tot de gegevens uit de kilometeradministratie.
Bezettingsgraad: Rapportage ten behoeve van de effectiviteit en efficiency van de inzet van vervoersmiddelen vindt alleen op voertuigniveau plaats.
Controle bij vermoeden van onrechtmatig gebruik van het dienstvoertuig, wordt zo beperkt mogelijk gehouden, in die zin dat deze in redelijke verhouding staat tot het doel waarvoor deze wordt aangewend. Vermoeden ontstaat op grond van signalen, onderzoek en statistieken en niet op basis van periodieke controle van medewerker.
Indien het vermoeden bestaat dat een medewerker of een groep medewerkers deze regeling overtreedt, kan gedurende een vastgestelde (korte) periode gericht controle plaatsvinden. Voor deze heimelijke controle - inclusief de wijze waarop en de periode waarin de controle plaatsvindt - is toestemming nodig van de gemeentesecretaris/algemeen directeur of clusterdirecteur.
Indien geconstateerd wordt dat een medewerker deze regeling overtreedt of bij een vermoeden daartoe, dan wordt de betrokken medewerker zo spoedig mogelijk hierop aangesproken door zijn leidinggevende.
Artikel 6.
Registratie van ritten in een dienstvoertuig
Onderdeel van Regeling rittenregistratie dienstvoertuigen