De gemeente benadert alle organisatoren van evenementen voor 1 oktober met de vraag of en wanneer het evenement in het komende jaar plaatsvindt. Dit levert een eerste inzicht op in de omvang en aard van de te verwachten evenementen. De gegevens worden op een interne gemeentelijke evenementenkalender gezet die in de loop van het jaar wordt aangevuld. Alle meldingen en vergunningaanvragen komen uiteindelijk in deze interne gemeentelijke kalender. Een update van deze kalender gaat maandelijks naar relevante personen en organisaties zowel intern binnen de gemeente als extern (politie, openbaar vervoer als Arriva en bezoekmeierijstad.nl).
De gemeente Meierijstad werkt op het gebied van evenementen ook samen in regionaal verband binnen de Veiligheidsregio Brabant-Noord. Hiervoor is een regionale evenementenkalender (genaamd Digimak) beschikbaar. Op dit moment plaatst Meierijstad alle besluiten over de aanvraag (toekenning-afwijzing) op de regionale evenementenkalender. Meldingen van evenementen worden hierin op dit moment niet geplaatst.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.3
Interne gemeentelijke en regionale evenementenkalender
Onderdeel van Evenementenbeleid Meierijstad Uitvoeringsnota 2023-2026