Voor meldingen en aanvragen voor vergunningen staan op de website van de gemeente Meierijstad formulieren. Het is essentieel dat alle onderdelen van het formulier worden ingevuld, omdat deze informatie gebruikt wordt om een eerste inschatting van de risico’s van het evenement te maken en om te beoordelen of het evenement past binnen de vastgestelde beleidsuitgangspunten m.b.t. duurzaamheid, gezondheid en veiligheid.
Onderdeel van het formulier zijn o.a.:
een publieksprofiel met aandacht voor de volgende zaken:
Aantal te verwachte bezoekers
Beschrijving profiel (doelgroep, leeftijd, herkomst, e.d.)
Programma (line up)
Activiteiten
2. een duurzaamheids- en toegankelijkheidsparagraaf:
Wat doet het evenement op het gebied van duurzaamheid (bijv. energieverbruik, afval, fairtrade, verkeer en vervoer)?
Op welke wijze houdt het evenement rekening met toegankelijkheid (voor mensen met een beperking, minderheden e.d.)? Zie ook paragraaf 5.24
Bij het formulier moeten ook enkele bijlagen meegestuurd worden te weten een situatieschets, plattegrond, veiligheidsplan en verkeersplan. De eerste 2 (situatieschets, plattegrond) zijn ook verplicht t.b.v. een gebruiksmelding in het kader van het ‘Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’. Met de evenementenvergunning wordt gelijktijdig ook deze gebruiksmelding beoordeeld. 14
De opzet van deze bijlagen is in beginsel vormvrij. Wel worden enkele richtlijnen meegegeven voor de inhoud vooral gebaseerd op Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen.
een digitale situatieschets, waarin de locatie en haar omgeving duidelijk worden, in kleur, op schaal met noordpijl en legenda:
Terreinindeling (bijv tenten, podia, toiletwagens, EHBO-post);
De ingang(en) en uitgang(en) van het terreingedeelte;
Eventueel de aanwezige bluswater voorzieningen (brandkranen, geboorde putten).
Lozen van afvalwater
een digitale plattegrond met een maat- of schaalaanduiding van alle objecten op die plaats. Bij een bouwsel met een verblijfsruimte die is bestemd voor meer dan 150 personen tegelijk, wordt de hoogste bezetting van die verblijfsruimte opgegeven, en bevat de plattegrond per verblijfsruimte:
de voor personen beschikbare oppervlakte;
de gebruiksbestemming (waar is de betreffende ruimte voor bedoeld: verkeersruimte/feestgedeelte/podium/bar etc…)
de opstelling van inventaris en van de inrichtingselementen, met aanduiding van de situering van, voor zover deze aanwezig zijn:
brand- en rookwerende scheidingsconstructies;
vluchtroutes;
draairichting van doorgangen;
nooduitgangen en vluchtroutes, met aanduiding van de breedte daarvan;
vluchtrouteaanduidingen;
noodverlichting;
brandblusvoorzieningen;
brandweeringang;
opslagplaats van gasflessen + aangeven van stofnaam met gevarenidentificatienummer;
symbolen conform de NEN-norm, die van toepassing is.
Voor constructies van tijdelijke bouwsels/constructies zoals tenten, podia, tribunes e.d. wordt gevaagd bij te voegen een berekening (conform Eurocode), certificaat of bouwboek ter toetsing van de constructieve veiligheid.
een veiligheidsplan, waarin men aangeeft hoe de veiligheid wordt gewaarborgd voor de bezoekers en of deelnemers. Hierin moeten de volgende onderwerpen worden meegenomen:
Verlenen van eerste hulp;
Ontruimen evenemententerrein;
Alarmeren, opvangen en informeren van de hulpverleningsdiensten;
Communicatieschema coördinatoren, hulpdiensten.
Inzetplan beveiliging.
Telefoonlijst.
een digitaal verkeersplan met aandacht voor de volgende zaken (voor zover van toepassing, zie ook paragraaf 5.4):
Parkeren van de fiets
Parkeren van de auto
Nemen van verkeersmaatregelen (afsluiting wegen, omleidingen, parkeer- en stopverboden)
Verkeersregelaars
Omleidingsroutes (openbaar vervoer)
Taxistandplaats, kiss&ride plaatsen
Bewegwijzering en bebording
Calamiteitenroute
Instandhouding weg/waarborgen bruikbaarheid
Inzichtelijk maken verkeerstromen
Voor het op een rij zetten van de gevraagde bovenstaande informatie zijn voor diverse locaties in Meierijstad digitale situatieschetsen beschikbaar en te downloaden via de website van de gemeente. Voor een aanvraag van een vergunning voor een (groter) evenement (C-evenement) kan ook gebruik gemaakt worden van het interactieve aanvraagformulier van de Veiligheidsregio (via de website van de gemeente). Het is weliswaar een heel uitgebreid document, maar het geeft een goed inzicht in wat er allemaal bij een evenement komt kijken.
Bij de aanvraag wordt ook al gevraagd inzicht te geven in het gebruik maken van gemeentelijke materialen (zie ook hoofdstuk 7.1).
14 Art 2.1 lid 3 van Besluit brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.5
Gevraagde informatie bij aanvraag vergunning of melding
Onderdeel van Evenementenbeleid Meierijstad Uitvoeringsnota 2023-2026