Indien een evenement een zodanig omvang heeft, leidt tot verkeersonveiligheid of tot problemen met de doorstroming, beperkingen geeft op de bereikbaarheid van zowel het evenement zelf als van omliggende gebieden, dient er een verkeersplan opgesteld te worden. Dit als onderdeel van de vergunningaanvraag
De organisatie van het evenement is verantwoordelijk voor het waarborgen van de bereikbaarheid voor zowel bezoekers als hulpdiensten. De hulpdiensten moeten niet alleen het evenemententerrein maar ook de omliggende panden, percelen en wegen gemakkelijk kunnen bereiken.
De organisator is primair verantwoordelijk om ongewenste consequenties van het evenement voor de verkeersorde te beperken. Dit betekent dat hij zo nodig moeten zorgen voor de uitvoering van de verkeersmaatregelen en eventuele inzet van verkeersregelaars dan wel dat hij maximaal medewerking verleent aan gemeente, politie en hulpdiensten.
De gemeente is verantwoordelijk voor de vergunningverlening en controle en het toezicht op een evenement en vraagt de organisator bij een aanvraag van een evenementenvergunning een verkeersplan aan te leveren. De organisatie komt met een voorstel/voorstellen op welke wijze het verkeersplan wordt ingevuld. De gemeente toetst dit en denkt actief mee naar oplossingen, aanpassingen en mogelijkheden.
In het verkeersplan moet opgenomen worden (indien van toepassing):
1 Parkeren van de fiets
Afhankelijk van de afstand en omvang van het evenement komen de bezoekers veelal met de fiets. Of er aparte fietsparkeervoorzieningen nodig zijn hangt af het te verwachte aantal fietsers en van de locatie. In centra van kernen zijn soms fietsvoorzieningen aanwezig. Het aantal en de locatie van de fietsparkeervoorzieningen wordt in overleg met de gemeente bepaald.
2 Parkeren van de auto
Bij evenementen (met regionale en bovenregionale aantrekkingskracht) komen ook veel bezoekers met de auto. Bij dergelijke evenementen moet de organisatie in overleg met de gemeente het aantal parkeerplaatsen bepalen en de locatie(s) hiervan. Wanneer (een deel van) de bezoekers op enige afstand van het evenement moeten parkeren, moet de organisatie zelf voor aanvullend vervoer zorgen.
Meijerstad kent een wegsleepregeling. Dit geldt ook voor evenementen. Voertuigen die ernstig in de weg staan, kunnen op bevel van de politie of BOA en op kosten van de eigenaar worden weggesleept.
3 Nemen van verkeersmaatregelen
De gemeente is verantwoordelijk voor de veiligheid op de gemeentelijke wegen. Dat zijn alle wegen in de gemeente Meierijstad, met uitzondering van Rijks- en provinciale wegen. Er dient wel rekening te worden gehouden met de doorstroming, en daarmee de veiligheid op Rijks- en Provinciale wegen bij eventuele evenementen en aan de evenementen gerelateerde afsluitingen.
Gelet op het belang van de doorstroming en veiligheid wordt kritisch gekeken naar de noodzaak voor wegafsluitingen bij evenementen.
Wanneer een evenement leidt tot het afsluiten van een weg of weggedeelte gaat dat in overleg met de gemeente en de politie. De gemeente, in samenspraak met de politie beoordeelt of en welke verkeersmaatregel nodig is (bijv. wegafsluitingen, parkeer- en stopverboden). Indien verkeersmaatregelen een grote impact hebben, kan er ook een verkeersbesluit worden genomen.
Voor het uitvoeren van de maatregel (afsluiten van de weg, plaatsen van verkeersborden, e.d.) moet de organisatie zelf zorgen (m.u.v. van collectieve evenementen e.d., zie schema pag. 65) . Wanneer maatregelen of bebording noodzakelijk zijn op wegen in beheer bij de provincie, rijk of buurgemeenten gebeurt dat in overleg met de desbetreffende overheid. De gemeente zorgt voor de communicatie met deze overheden, tenzij anders wordt afgesproken. Organisatoren moeten wel zelf de aanvraag bij de provincie of Rijkswaterstaat doen om borden te mogen plaatsen.
4 Verkeersregelaars
Voor een goede, veilige en adequate doorstroming van het verkeer rond een evenement kan de inzet van verkeersregelaars noodzakelijk zijn. Hierbij kan een onderscheid gemaakt worden tussen (evenementen)verkeersregelaars, parkeerbegeleiders of hekbewakers. In een plan geeft een organisator aan of en in welke mate hij gebruik wil maken van verkeersregelaars. De gemeente en de politie toetsen dit en geven advies.. Eventuele aanvullende wensen/eisen worden in de vergunning wordt opgenomen.
De inzet van (evenementen)verkeersregelaars is geregeld in ‘Regeling Verkeersregelaars 2017’ Het betreft regels met betrekking tot de opleiding, de aanstelling, de examinering en de uitrusting van verkeersregelaars. Meer informatie hierover is te vinden op site van de Stichting Verkeersregelaars Nederland (SVNL): www.verkeersregelaarsexamen.nl.
5 Omleidingsroutes openbaar vervoer
Door afsluitingen en omleidingen vanwege het evenement kunnen knelpunten ontstaan in de dienstregeling van de openbaar vervoersbedrijven (OV-bedrijven). In een vroegtijdig stadium moet overleg plaats vinden met de OV-bedrijven over deze knelpunten. De knelpunten en oplossing moeten in het verkeersplan meegenomen worden. In z’n algemeenheid gaat de gemeente uit van zo min mogelijk afsluitingen en omleiding waar OV-bedrijven last van hebben.
De gemeente bekijkt als wegbeheerder in hoeverre afspraken met OV-bedrijven, met name met de busvervoersdiensten (Arriva/Bravo) gemaakt moeten worden. In voorkomend geval maakt de gemeente (al dan niet samen met de organisator) voorafgaand aan het evenement, een afspraak met het OV-bedrijf om de knelpunten en oplossingen te bespreken. De gemeente maakt hierbij een afweging in het kader van het algemeen belang en het individueel belang en kan aanvullende voorschriften en voorwaarden opnemen in de vergunning.
De communicatie over aanpassing van de dienstregeling wordt verzorgd door de OV-bedrijven. Indien nodig kan de gemeente deze informatie ook via de haar beschikbare kanalen communiceren.
6 Taxistandplaats. kiss&ride plaatsen, pendelbussen
Indien deze aanwezig zijn ten behoeve van het evenement:
Adequate voorzieningen voor een veilige en ordelijke aan- en afvoer per taxi, indien nodig aparte taxistandplaats.
Voldoende kiss&ride plaatsen, De organisator moet hierbij rekening houden, dat bij ophalen (einde evenement) er meer auto’s staan te wachten en over het algemeen ook langer, dan bij brengen. Halen is dus leidend voor het aantal kiss&ride-plaatsen.
Voldoende opstelruimte voor brengende en halende pendelbussen.
7Bewegwijzering en bebording
Onderdeel van het verkeersplan is het bebordingsplan. In dit bebordingsplan is opgenomen waar welke borden worden toegepast en geplaatst ten aanzien van de verkeersregeling (verkeersborden RVV) en de bewegwijzering (over het algemeen de gele tekst borden). Deze borden kunnen zijn ten behoeve van het evenement (routing en parkeerplaatsen voor bezoekers, organisatie, deelnemers, leveranciers en hulpdiensten), maar ook ten behoeve van aanwonenden en het om te leiden van (doorgaande) verkeer.
Relevant zijn de volgende zaken:
De borden moeten voldoen aan de eisen uit de Reglement verkeersregels en verkeerstekens 1990 (RVV 1990);
De borden zijn niet voorzien van handelsreclame;
In overleg met de gemeente wordt bepaald hoeveel dagen voorafgaand aan het evenement hekken en borden mogen worden geplaatst, met uitzondering van de vooraankondigingsborden. Algemene regel is dat de borden niet eerder dan 1 dag voor het evenement worden aangebracht of omgedraaid. Bij grote evenementen kan hiervan worden afgeweken;
In samenspraak met de organisator en de gemeente worden afspraken gemaakt over de termijn waarop na afloop van het evenement hekken en borden verwijderd moeten zijn. Regel is dat de borden op een spoedig maar ook veilig moment na afloop van het evenement worden weggehaald, dit eventueel in overleg met de politie. Dit gebeurt uiterlijk 24 uur na afloop van het evenement;
De borden worden niet aan bomen bevestigd;
Bij bevestiging van de borden op of aan straatmeubilair wordt geen gebruik gemaakt van spijkers, ijzerdraad of andere materialen die schade kunnen veroorzaken aan het meubilair. Ook mag er niets op het wegdek (met verf) worden aangebracht.
Voor veel organisatoren is het indienen van een digitaal verkeersplan met daarop een eenduidige, heldere omschrijving van de verkeersmaatregelen en bebording lastig. De gemeente is bereid te bekijken of ze hierin iets kan betekenen. Voorwaarde is een correcte en volledige invulling van het verkeersplan.
Bij (grootschalige) evenementen waarbij een grote impact op het verkeer in de gemeente wordt voorzien, wordt een extern verkeersplan met een bebordingsplan gevraagd.
8 Calamiteitenroute
Beoogde (vlucht)routes in geval van een calamiteit voor hulpdiensten en bezoekers van een evenement. Bij alle evenementen moet rekening gehouden worden met een vrije doorgang van en naar het terrein met een breedte van ten minste 4,5 meter met een verharding over een breedte van ten minste 3,25 m, die geschikt is voor motorvoertuigen en met een hoogte van ten minste 4,2 meter 18 .
9 Instandhouden weg/waarborgen bruikbaarheid
Voorbeelden hiervan zijn tijdelijke verhardingen, rijmatten en/of rijplaten. Voorafgaande aan een evenement vindt een opname (zogenaamde 0-meting) plaats van de toestand van de wegen en/of wegvakken (inclusief de bermen) die onderdeel zijn van het verkeersplan van een evenement. Na afloop van een evenement wordt de situatie opnieuw opgenomen. Eventuele schade dient hersteld te worden (zie ook paragraaf 7.3).
10 Inzichtelijk maken verkeerstromen
Het gaat om het aangeven van de stromen van voetgangers, fietsers, auto’s, bussen. Hoe lopen deze routes en (waar) kruisen ze elkaar?
Verkeersmaatregelen worden zo veel als mogelijk ingevoerd in de ‘www.melvin.ndw.nu’ waartoe wegbeheerders en openbaarvervoerbedrijven toegang hebben.
De wegbeheerder van de gemeente beschikt over een lijst van stakeholders relevant voor verkeersmaatregelen en omleidingsroutes openbaar vervoer. Zodra een vergunning van een evenement in een lokaal weekblad is gepubliceerd, stuurt de gemeente een link hiervan ter kennisname naar de stakeholders.
18 Besluit Brandveilig gebruik en basishulpverlening overige plaatsen’ (Besluit BGBOP), artikel 4.25 lid 3b
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.4
Verkeer
Onderdeel van Evenementenbeleid Meierijstad Uitvoeringsnota 2023-2026