Het creëren van draagvlak en het juist informeren van omwonenden en andere stakeholders is de verantwoordelijkheid van de organisator. Daar waar sprake is van een nieuw (type) evenement, dan wel substantiële aanpassing van een bestaand of van een nieuwe locatie vragen we de organisator een omgevingsdialoog te voeren en bij de aanvraag een ondertekend verslag aan te leveren aan te geven op welke wijze hij bij relevante stakeholders (zoals bewoners, centrummanagement, horeca, winkels, andere organisatoren) draagvlak heeft gecreëerd en wat daarvan de uitkomst is. Dit verslag dient ook naar de benaderde stakeholders te worden gestuurd.
Ingeval wij van een evenement klachten ontvangen brengen we deze onder de aandacht van de organisator zodat hij hiermee bij de volgende aanvraag rekening kan houden. Indien er signalen zijn van gebrek aan draagvlak kan gemeente om een (extra) omgevingsdialoog vragen.
In de afweging om een (nieuw/aangepast) evenement te vergunnen speelt de gevoerde omgevingsdialoog mee. Bij deze afweging kunnen meerdere disciplines binnen de gemeente en externe hulpdiensten worden betrokken. Ook kan de gemeente zelf stakeholders benaderen.
Ook voor wat betreft de communicatie bij de uitvoering van een evenement ligt de ‘bal’ primair bij de organisator. Eén van de algemene voorwaarden is dat bewoners van nabijgelegen woningen en bedrijven vooraf geïnformeerd worden over het evenement. De organisatie stuurt hierover uiterlijk 10 dagen van tevoren een bewonersbrief. Deze brief bevat ten minste de volgende informatie:
datum/data en tijd(en) evenement;
aard van het evenement (indien mogelijk met verwijzing naar website voor meer informatie)
datum/data en tijd(en) op- en afbouw;
telefoonnummer van de organisatie waarop informatie verkrijgbaar is (zowel tijdens evenement als tijdens de op- en afbouw).
Indien van toepassing bevat de brief ook informatie over:
verkeersmaatregelen (locaties en tijden van o.a. afsluitingen);
parkeerbeperkingen (locaties en tijden);
regeling doorlaatbewijzen en regeling voor bewoners met parkeervergunningen;
consequenties voor het openbaar vervoer;
bereikbaarheid van het evenement per openbaar vervoer;
mogelijke overlast veroorzakende activiteiten of beperkingen.
Hoofdstuk 5.
Artikel 5.7
Communicatie
Onderdeel van Evenementenbeleid Meierijstad Uitvoeringsnota 2023-2026