Reserves worden alleen ingesteld:
Voor concrete, binnen vooraf bepaalde tijd te realiseren, door de raad vast te stellen doelen;
Als eenmalig dekkingsmiddel en zijn niet in te zetten als structureel dekkingsmiddel;
Als (gedeeltelijke) dekking van kapitaallasten van specifieke investeringen;
Voor het afdekken van kosten voortvloeiende uit redelijkerwijs niet in te schatten (omvangrijke) financiële risico’s.
Voorzieningen worden alleen ingesteld:
Bij concrete verplichtingen en verliezen waarvan de omvang onzeker is, doch redelijkerwijs is in te schatten;
Bij bestaande risico’s voor bepaalde te verwachten verplichtingen of verliezen, waarvan de omvang redelijkerwijs is in te schatten;
Voor kosten die in een volgend begrotingsjaar gemaakt gaan worden, maar al eerder veroorzaakt worden;
Voor ontvangen bijdragen aan toekomstige vervangingsinvestering;
Voor het veiligstellen van object- of doelsubsidies/bijdragen van derden of niet benutte delen daarvan, waarvan de verplichting tot het doen van uitgaven zich pas in latere jaren voordoet en waarvan de aanwending is gebonden c.q. waarop een terugbetalingsverplichting rust (uitzondering hierop betreffen de voorschotbedragen van Europese/Nederlandse overheden).
Het instellen (instant houden of opheffen) van een reserve is een raadsbevoegdheid. Bij een raadsvoorstel hiervoor, dienen de volgende zaken te worden aangegeven:
Doel / onderbouwing;
(Gewenste) maximale omvang van de risico’s;
De verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.
Toepassing jaarlijkse indexatie (niet zijnde rentetoerekening);
Voeding van de te storten bedragen: omvang, dekking, aard (structureel/ incidenteel);
(Maximale) looptijd;
Het creëren, instant houden of opheffen van voorzieningen is een bevoegdheid van de raad. Het college kan reserves en voorzieningen aanwenden voor de bedrijfsvoering als dit in lijn is met de aard van de reserve en conform afspraak met de raad. Daarbij controleert de door uw Raad aangestelde accountant wel de handelingen van het college ten aanzien van de reserves en voorzieningen.
Ad a: Om te voorkomen dat onnodig veel reserves worden ingesteld dient tevens expliciet aangegeven te worden, waarom de realisatie van het betreffende beleidsdoel beter gerealiseerd wordt door het instellen van een bestemmingsreserve dan via de reguliere meerjarenbegroting. Voorzieningen dienen altijd onderbouwd te zijn, waarmee bepaald kan worden of de middelen voldoende zijn ter dekking van de toekomstige uitgaven.
Ad b: De omvang van de reserves en voorzieningen moet worden afgestemd op het doel, de omvang van de risico’s, de verplichtingen en/of verliezen die er door moeten worden afgedekt.
Ad c: In de beschrijving is opgenomen welke verplichtingen en/of verliezen er door ingestelde reserve moeten worden afgedekt
Ad d: Het raadsbesluit bevat een omschrijving of een jaarlijkse indexatie moet worden toegepast (niet zijnde rentetoerekening). Zie paragraaf 2.2.4.
Ad e: Voeding van de te storten bedragen dienen in omvang, dekking en aard (incidenteel/structureel) beschreven te worden. Het beheer betreft het zorg dragen voor de voeding van en onttrekking aan een reserve en de verantwoording hierover. Een onttrekking mag niet leiden tot een negatief saldo.
Ad f: Bij het instellen van elke nieuwe reserve wordt vastgelegd wat de minimale en maximale looptijd is. De periode kan worden opgenomen als looptijd van maximaal X jaar of worden vastgesteld op basis van omstandigheden (bijv. zoals corona). Om ongewenste wijzigingen van de looptijd te minimaliseren, zal bij het instellen van de reserve duidelijk moeten zijn wat de verwachte looptijd is. Als een bestemmingsreserve voor een investeringsvoornemen binnen de aangegeven maximale looptijd niet heeft geleid tot een investering, valt de bestemmingsreserve vrij en wordt deze aan de algemene reserve toegevoegd.
Hoofdstuk 5. › Paragraaf 5.2
Artikel 5.2.1
Instellen
Onderdeel van Nota Reserves en Voorzieningen 2023