Het inkoopproces bestaat uit verschillende fasen, startend vanaf het voortraject. Onderstaande worden de verschillende fasen toegelicht.
1 Voortraject
Bepalen van inkoopbehoefte
Bepalen van het aanbod (bijv. product- en marktanalyse)
Raming en bepalen van het financiële budget
Keuze Offerteaanvraag
2 Specificeren
Opstellen van eisen en wensen
Omschrijven van de opdracht
Opstellen Offerteaanvraag
3 Selecteren
Eventuele voorselectie geïnteresseerde Ondernemers
Bekendmaking opdracht via verzenden van de Offerteaanvraag, de website of TenderNed
Offertes evalueren
Gunning aan winnende Ondernemer
4 Contracteren
Tekenen (raam) overeenkomst met (winnende) Contractant
Registreren getekende overeenkomst
Informeren afgewezen Ondernemers
5 Bestellen
Uitvoeren van de opdracht
Eventueel met het doen van bestellingen
6 Bewaken
Bewaken termijnen
Controleren nakoming afgesproken prestaties, waaronder de MVI-afspraken.
Tijdige betaling facturen
7 Nazorg
Beheren van de overeenkomst, bijvoorbeeld prijsindexeringen of looptijd
Evalueren overeenkomst met Contractant