**1..** Door de voorzitter wordt het verslag in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de Commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
**2..** Het verslag bevat de feitelijke gegevens van tijd, plaats en rol van de aanwezigen bij het gesprek.
**3..** Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
**4..** Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de Commissaris van de Koningin in de provincie gestuurd.