Binnen gemeente Noordoostpolder werken we op basis van het regiemodel. Het regiemodel gaat uit van een doorlopende cyclus bestaande uit: beleidsvorming, afspraken maken, uitvoeren en monitoren.
Het regiemodel ziet er visueel in hoofdlijnen als volgt uit:
Voor het subsidieproces nemen we deze cyclus als uitgangspunt. Dit betekent in de contacten met de organisaties het volgende:
Dat in beleidsvorming de inhoudelijke kaders en doelen worden geformuleerd. Deze vertalen we naar verwachte resultaten op korte en/of lange termijn en de effecten op de langere termijn. De jaarlijkse subsidieplafonds, onderdeel van de perspectiefnota, en de daaruit voortvloeiende vraagbrief, worden hierop gebaseerd. Daarmee is de perspectiefnota een belangrijk sturingsmoment voor subsidies;
Dat partijen op basis hiervan hun aanbod vormgeven, bespreken en indienen;
Dat we op grond van dit beleid subsidies verstrekken aan organisaties die nodig zijn voor de uitvoering van dit beleid. De organisatie krijgt een beschikking waarin de gemeente aangeeft welke resultaten we in de benoemde periode verwachten van de organisatie;
Dat we zowel tijdens de uitvoering als na afloop van een subsidiejaar terugkijken wat er wordt of is bereikt (monitoren);
Tegelijk wordt samen met de organisatie gesproken over trends en ontwikkelingen. Wat betekent dit voor het nieuwe jaar? En welke richting dat geeft aan eventueel (bijgesteld) beleid.
Werken volgens de fasen in het regiemodel houdt in dat de verschillende stappen en momenten goed op elkaar afgestemd moeten worden. Daarvoor hanteren we voor begrotingssubsidies onderstaande ’kalender’.
Tijdens het uitvoeringsjaar kijken we continu naar trends en ontwikkelingen. Dit staat los van een formele peildatum. Daardoor hebben zowel organisaties als de gemeente tijd en aandacht om passende randvoorwaarden te creëren voor een volgend uitvoeringsjaar. Dit is nodig, want de benodigde wijzigingen moeten mogelijk verwerkt worden in de perspectiefnota. En de perspectiefnota wordt al vroeg in het jaar opgesteld.
Het uiterlijke indieningstijdstip voor het formele verantwoordingsverslag is op 31 maart na het afgeronde subsidiejaar. Soms is een accountantsverklaring nodig bij het financiële verslag. Dit redden organisaties vaak niet voor de genoemde deadline. Daarom mogen deze organisaties de financiële verantwoording later aanleveren, maar uiterlijk voor 1 juni.
Op grond van de verantwoording hebben we binnen 5 weken en in ieder geval vóór 1 juli na het afgeronde subsidiejaar een gesprek met de organisatie. We kijken we terug op behaalde resultaten en oriënteren ons op de opgave voor het volgende jaar. De vaststelling van het afgeronde subsidiejaar vindt plaats binnen 6 weken na volledige indiening plaats.
De opgave verwerken we in de vraagbrief (zie kopje 4.3) die de organisatie uiterlijk 15 juli ontvangt.
Het indieningstijdstip voor jaarlijkse subsidieaanvragen, het antwoord op de vraagbrief is uiterlijk 1 oktober.
Waarop verlening plaatsvindt vóór 30 november. Dat stelt organisaties in staat in te spelen op de vraagbrief, de aanvraag na de zomerperiode op te stellen en zich voor te bereiden op de uitvoering. En het stelt ons in staat het verleningsproces voor aanvang van het uitvoeringsjaar te doen.
Hoofdstuk 4.
Artikel 4.1
Het regiemodel – We hanteren het regiemodel als uitgangspunt voor het subsidieproces.
Onderdeel van Subsidiebeleid Noordoostpolder 2023