Instellen voorzieningen
Het instellen van een voorziening is in het kader van het budgetrecht een bevoegdheid van de raad. Vanwege het verplichte karakter van voorzieningen is de keuzevrijheid hierbij echter meestal zeer beperkt.
Het instellen van een voorziening moet via een raadsbesluit plaatsvinden. In de onderbouwing van het raadsbesluit wordt het volgende opgenomen:
de reden waarvoor de voorziening wordt gevormd
de benodigde hoogte van de voorziening
indien sprake is van een voorziening voor egalisatie van toekomstige onderhoudslasten: de omvang en planning van het doen van stortingen en onttrekkingen, inclusief onderbouwing daarvan op basis van een bijvoorbeeld meerjarig onderhoudsplan of beheerplan en het gewenste kwaliteitsniveau.
Deze informatie wordt vastgelegd in de zogenoemde onderbouwingsformulieren.
Mutaties voorzieningen
Toevoeging aan voorzieningen vinden plaats ten laste van de exploitatie en zijn gebaseerd op de noodzakelijk berekende omvang van de voorziening of onderliggende onderhouds- of beheerplan. Onttrekkingen worden rechtstreeks ten laste van een voorziening geboekt en blijven per saldo buiten de exploitatie.
Voorzieningen mogen niet negatief zijn12Uitzondering hierop zijn voorzieningen voor de egalisatie van kosten voor riolering. Vanwege forse en ongelijke investeringen mag tijdelijk sprake zijn van een negatieve voorziening, mits deze voorziening binnen enkele jaren op basis het beheerplan weer aantoonbaar positief zal zijn.. Bij tekorten moeten de voorzieningen (weer) worden aangevuld.
Voor de categorie voorzieningen met betrekking tot verplichtingen, verliezen of risico’s wordt bij de jaarrekening op basis van actuele informatie bepaald wat de noodzakelijke omvang moet zijn. Eventuele toevoegingen als gevolg hiervan zijn meestal niet opgenomen in de begroting en komen in de jaarrekening tot uitdrukking.
De categorie voorzieningen ter egalisatie van kosten is gebaseerd op vooraf vastgestelde onderhouds- of beheerplannen. De toevoegingen hiervan zijn al in principe al verwerkt in de begroting.
De omvang van de categorie voorzieningen beklemde middelen van derden wordt bij de jaarrekening bepaald op basis van werkelijke baten en lasten voor de betreffende activiteit.
Indien een voorziening een omvang heeft bereikt die hoger is dan het noodzakelijke niveau, bijvoorbeeld doordat verplichtingen wegvallen of risico’s afnemen, dan valt het meerdere vrij ten gunste van de exploitatie. Dit laatste geldt nadrukkelijk niet, als het gaat om voorzieningen die opgebouwd zijn uit bijdragen van derden, zoals voor afval en riolering. Als deze voorzieningen te hoog zijn, dan moet het overschot op redelijke termijn terugvloeien naar de inwoners. Dit kan bijvoorbeeld door de tarieven (tijdelijk) te verlagen.
Het muteren van voorzieningen is een collegebevoegdheid, voor zover passend binnen de begroting en de gestelde kaders. Afwijkingen ten opzichte van de begroting worden in de tussentijdse bestuursrapportage en/of jaarrekening toegelicht en door de raad geautoriseerd.
Opheffen voorzieningen
Vanwege het verplichtende karakter kunnen voorzieningen niet zomaar opgeheven worden. Dit is alleen mogelijk als de verplichting en/of het risico waarvoor de voorziening is gevormd is vervallen of is opgehouden te bestaan. Voorzieningen worden opgeheven na een besluit van de raad. Voor de meeste voorzieningen is er een koppeling aan beleid-, beheer- of onderhoudsplannen. Door deze koppeling moet de raad besluiten over het opheffen van deze voorzieningen.
Een eventuele vrijval van het saldo bij opheffing van een voorziening wordt verwerkt zoals hierboven beschreven onder ‘mutaties voorzieningen’.
Wijzigen bestemming voorzieningen
Het doel van een voorziening kan niet wijzigen vanwege het verplichtende karakter en de strakke kaders. Indien het doel niet meer bestaat of wijzigt, wordt de bestaande voorziening opgeheven en een nieuwe voorziening ingesteld. Daarbij gelden bovenstaande beleidsregels.
Rente en inflatie
Rentetoevoegingen aan voorzieningen zijn niet toegestaan (artikel 45). Uitzondering hierop zijn voorzieningen die tegen contante waarde zijn gewaardeerd. Bij deze voorzieningen is rente één van de componenten van de jaarlijkse waardering.
Een andere uitzondering in Ermelo betreft de toegerekende rente aan de kostendekkende tarieven voor Riolering, Afval en Begraafplaatsen.13Dit beleid volgt uit de Notitie Rentebeleid kostendekkende tarieven 2017 / Gemeente Ermelo. Een eventueel overschot op deze onderdelen wordt bij de jaarrekening toegevoegd aan de daarvoor bedoelde egalisatievoorzieningen. De toegerekende rente in de tarieven is één de componenten van dit saldo.
Jaarlijkse actualisatie
De jaarrekening is het gebruikelijke moment waarop de waardering van de voorzieningen wordt beoordeeld. Daarbij worden de noodzaak en omvang beoordeeld in relatie tot het vastgestelde bestedingsdoel. Dit kan leiden tot aanpassingen die in de jaarrekening tot uitdrukking komen.
Eventuele benodigde bijstellingen voor toekomstige jaren worden vervolgens verwerkt in de kadernota en – daarop volgend – de begroting.
Daarnaast vindt elke vier jaar een herbeoordeling plaats via de nota reserves en voorzieningen.
Hoofdstuk 6
Artikel 6.3
Beleidsregels voorzieningen
Onderdeel van Nota reserves en voorzieningen gemeente Ermelo 2023