a.Omgangsvormen
In lijn met de in de uitganspunten vermelde waarden zijn er een aantal aanvullende kaders (normen) voor de omgangsvormen met als doel een prettige, professionele en integere werkomgeving te garanderen.
Burgers, organisatie en medewerkers binnen de ambtelijke organisatie worden correct, op gelijke wijze en met respect behandeld.
De volgende vijf afspraken ten aanzien van de omgangsvormen gemeentebestuur van Brunssum gelden voor de gemeenteraad.
Gemeenteraadsleden vullen niet in voor een ander en stellen open vragen;
Gemeenteraadsleden willen met respect ruimte geven aan elkaar en elkanders mening, afspraken in ere houden en daar waar kan de verbinding vinden;
Gemeenteraadsleden laten elkaar uitspreken, luisteren naar elkaar en vallen elkaar niet persoonlijk aan;
Gemeenteraadsleden accepteren niet dat een collega raadslid, de burgemeester of een wethouder onheus wordt bejegend en treden daar actief tegenop;
Gemeenteraadsleden bewaken samen het communicatieproces.
Een gemeenteraadslid hanteert een omgang met anderen die getuigt van professionaliteit en respect voor anderen en is zich ervan bewust dat hij/zij de uitgangspunten in deze gedragscode uitdraagt.
Het gemeenteraadslid zorgt ervoor dat de toonzetting van de beweringen niet geschiedt in persoonlijk grievende bewoordingen. De privacy van gemeenteraadsleden, collegeleden en ambtenaren wordt in het debat gerespecteerd.
Een gemeenteraadslid stelt de persoonlijke integriteit van leden van het college, de gemeenteraad en ambtenaren niet onbewezen ter discussie.
Bij de samenwerking met de ambtenaren zorgt een gemeenteraadslid voor een goede werksfeer, waarin men zich over en weer veilig voelt om zakelijk met elkaar samen te werken. Het gemeenteraadslid onthoudt zich derhalve van handelingen, uitlatingen of gedragingen in de werksfeer die tot doel hebben om de werkprestaties van een ambtenaar te ondermijnen of die leiden tot een vijandige, (seksueel) intimiderende of onaangename werkomgeving. Gevoelens van onveiligheid, niet werkbaarheid, vijandigheid, intimidatie en seksuele intimidatie of onaangenaamheid moeten geuit kunnen worden en bespreekbaar zijn.
b.Belangenafweging
Van belangenverstrengeling is sprake als het publiek belang wordt vermengd met het persoonlijk belang van een politiek ambtsdrager of dat van derden waardoor het zuiver besluiten of handelen niet langer is gewaarborgd. Onafhankelijkheid en transparantie zijn de belangrijkste waarden ter voorkoming van belangenverstrengelingen, en de schijn daarvan. Zelfreflectie is het belangrijkste middel in het voorkomen van belangenverstrengelingen.
Wanneer een gemeenteraadslid een persoonlijk belang en/of vermogen heeft in een onderneming of een organisatie dan onderzoekt het gemeenteraadslid of de gemeente Brunssum zaken doet met deze onderneming of organisatie. Indien dit het geval is, maakt het gemeenteraadslid hiervan melding bij de griffier. De griffier maakt deze informatie openbaar. Een gemeenteraadslid houdt de griffier op de hoogte van eventuele wijzigingen hierin zodat de juiste informatie openbaar is.
Bij het nemen van beslissingen weegt een gemeenteraadslid weloverwogen alle belangen af en is hierover open en transparant. Daarmee vermijdt het gemeenteraadslid de schijn van het mee laten wegen van een mogelijk eigen (privé) belang of het belang van zakenpartners, een vereniging, stichting, vrienden en/of kennissen. Het gemeenteraadslid laat met deze open en transparante manier van besluitvorming zien dat een poging tot beïnvloeding niet zal leiden tot een andere keuze en/of besluit. In het geval dat een gemeenteraadslid geen onafhankelijke positie kan innemen ten aanzien van een besluit, dan onthoudt het gemeenteraadslid zich van stemming en meldt dit bij de griffier of voorzitter van de gemeenteraad.
Een ambtenaar van de gemeente Brunssum moet tot een onafhankelijk meningsvorming en –uiting kunnen komen met voldoende ruimte om vrij en met een veilig gevoel zijn/haar mening te kunnen geven. Dit zorgt voor een goede verbinding tussen volksvertegenwoordiger en ambtenaar.
Een gemeenteraadslid staat open voor de verschillende belangen en luistert naar de standpunten van alle betrokken partijen bij een zaak en beslist daarover transparant en eerlijk.
c.Geschenken, diensten en uitnodigingen
Een gemeenteraadslid verklaart of belooft geen geschenken aan te nemen en/of beloften te zullen doen in ruil voor een tegenprestatie. Hierbij gaat het niet alleen om een persoonlijke bevoordeling maar ook om donaties met het oog op een gunstige overheidsbeslissing. In het geval dat een gemeenteraadslid een geschenk, gift (donaties) of een uitnodiging krijgt aangeboden dan gelden de volgende normen:
Het gemeenteraadslid vermijdt de situatie dat een geschenk (in de vorm van geld of object) dat in functie wordt aangeboden op het privé adres (thuis) wordt aangenomen. In het geval dat het geschenk op het thuisadres wordt bezorgd en de levering niet kan worden geweigerd of geretourneerd, dan meldt (en bespreekt) het gemeenteraadslid deze situatie bij de griffier.
Een gemeenteraadslid weigert in alle gevallen een geschenk dat wordt aangeboden met als doel het beïnvloeden van het handelen en/of besluitvorming. Van deze situatie wordt door het gemeenteraadslid direct melding gemaakt bij de griffier.
Een gemeenteraadslid staat als burgervertegenwoordiger midden in de maatschappij en wordt uitgenodigd voor bijvoorbeeld recepties, een opening of een lezing. Een attentie (klein geschenk) zoals een bloemetje of een fles wijn met een maximale waarde van € 50,- kan worden aangenomen. Daarvan maakt het gemeenteraadslid wel melding bij de griffier.
De griffier legt vast welke geschenken zijn aangeboden en wat met een in ontvangst genomen geschenk (of gift) wordt gedaan. Daarvoor gelden onderstaande afspraken:
geschenken met een waarde tot en met € 50,- mag het gemeenteraadslid houden;
geschenken met een waarde van meer dan € 50,- worden niet aangenomen maar teruggestuurd, tenzij de herkomst onbekend is (bijvoorbeeld een anonieme gift).
heeft het geschenk een waarde van meer dan € 50,- en is de herkomst onbekend, dan wordt het geschenk gedoneerd en wordt het eigendom van de gemeente. De gemeente geeft hieraan in overleg met het presidium een passende bestemming.
d.Excursies, werkbezoeken, (studie)reizen en evenementen
Raadsleden kunnen in het teken van hun functie worden uitgenodigd of wensen zelf deel te nemen aan excursies, werkbezoeken, (studie)reizen, congressen en evenementen, bedoeld om kennis op te doen of de gemeente te vertegenwoordigen.
Een gemeenteraadslid doet melding van een bijzondere uitnodiging voor excursies, werkbezoeken, (studie)reizen, congressen en evenementen bij de griffier, in het geval dat de uitnodiging geen open karakter heeft (openstaat voor alle raadsleden).
Activiteiten kunnen georganiseerd zijn met een bepaald doel voor ogen, denk aan een (branche)lobby, het onder de aandacht brengen van belangen, acquisitie en/of relatieonderhoud. Wanneer dit het geval is, of het de schijn hiervan heeft dan kan een gemeenteraadslid deze activiteit het beste vermijden.
Hoe beperkter de kring van genodigden en wanneer er al een relatie tussen de gemeente en de initiatiefnemer is, hoe bedachtzamer er met uitnodigingen moet worden omgegaan. Dit is zeker het geval bij aankomende of lopende aangelegenheden, zoals aanbestedingen, vastgoedtransacties, inhuur, inkoop, of subsidieverleningen.
Uitnodigingen voor reizen en verblijven, waarvan de kosten door een derde zullen worden betaald, worden niet aanvaard. Op grond van het principe van Pas Toe of Leg Uit, kan een gemeenteraadslid gemotiveerd besluiten dat de uitnodiging toch wordt aanvaard, indien een gemeenteraadslid dit in het belang van de gemeente Brunssum nodig acht. Dit kan worden aangenomen als de uitnodiging afkomstig is van een andere overheidsinstantie. In andere gevallen is de uitnodiging aanvaardbaar indien de kosten door de gemeente zelf worden gedragen.
Het kan voorkomen dat een gemeenteraadslid besluit eerder aan te reizen voor, of langer te blijven na een activiteit om privé iets te ondernemen. In dit geval zijn de extra reis- en verblijfkosten natuurlijk voor eigen rekening. Het gemeenteraadslid draagt er zorg voor dat duidelijk is welke kosten waarvoor bedoeld waren.
e.Lunches, diners en recepties
Evenals excursies en evenementen, kunnen raadsleden ook uitgenodigd worden voor lunches, diners en recepties. Deze vormen doorgaans geen onderdeel van de agenda van een gemeenteraadslid.
Wanneer een gemeenteraadslid wordt uitgenodigd door iemand waar op dat moment onderhandelingen of besprekingen mee plaatsvinden, accepteert het gemeenteraadslid deze uitnodiging niet en legt uit waarom. Wanneer het duidelijk is of het gemeenteraadslid vermoedt dat de uitnodiging alleen bedoeld is om ter beïnvloeding en/of een tegenprestatie te krijgen, dan maakt het gemeenteraadslid hiervan melding bij de griffier en gaat niet in op de uitnodiging.
f.Contacten met externen
Ook zonder tegenprestaties kunnen individuen of instanties proberen een gemeenteraadslid te beïnvloeden of een belang onder de aandacht te brengen. Reflecteer in iedere situatie of de integriteitswaarden gewaarborgd blijven.
g.Nevenfuncties- en nevenwerkzaamheden
De functie van raadslid is doorgaans geen hoofdfunctie, waardoor gemeenteraadsleden daarnaast vaak een baan en/of nevenfuncties hebben. In het geval dat een gemeenteraadslid één of meerdere nevenfuncties heeft, zijn hier een aantal regels aan verbonden.
Een gemeenteraadslid dient alle betaalde en onbetaalde nevenfuncties aan te geven bij de griffier bij het aanvaarden van het ambt. De griffier maakt deze informatie openbaar. Eventuele wijzigingen worden ook aangegeven om ervoor te zorgen dat de juiste informatie openbaar is.
Wanneer het duidelijk is dat de nevenfunctie en/of nevenwerkzaamheden strijdig is c.q. zijn met het belang van gemeente Brunssum, of in conflict zijn met de Gemeentewet, worden deze functies/werkzaamheden beëindigd.
Soms kunnen werkzaamheden in het ambt en uit de nevenfunctie (of nevenwerkzaamheden) leiden tot een belangenafweging/verstrengeling als gemeenteraadslid. Meld dit bij de griffier en bespreek het wel/niet deelnemen aan het debat/stemming. Bedenk dat de schijn van belangenverstrengeling snel gewekt kan worden in deze situatie.
Eventuele onkosten verbonden aan nevenfuncties en/of nevenwerkzaamheden komen voor eigen rekening. De gemeente Brunssum vergoedt de kosten hiervoor niet.
h. Omgaan met informatie
Informatieverkrijging en –uitwisseling is wezenlijk voor het functioneren als gemeenteraadslid.
Een oud spreekwoord zegt: informatie (kennis) is macht. Met macht komt ook verantwoordelijkheid.
Een gemeenteraadslid gaat zorgvuldig om met de verkregen (waaronder vertrouwelijke en/of onder geheimhouding gestelde) informatie. De informatie wordt alleen gebruikt waarvoor deze bedoeld is en wordt niet gebruikt in het voordeel voor zichzelf of voor anderen.
Informatie van burgers, zakelijke relaties en ambtenaren die privacygevoelig is, wordt vertrouwelijk behandeld. Vertrouwelijke- en/of onder geheimhouding gestelde informatie wordt niet “gelekt” naar derden.
i.Omgaan met gemeentelijke voorzieningen
Een gemeenteraadslid beschikt vanuit de gemeente over middelen en voorzieningen, die nodig zijn voor de uitoefening van het ambt. Denk hierbij bijvoorbeeld aan computerapparatuur. De specifieke regels staan vastgesteld in de gebruikersovereenkomst getekend bij het aanvaarden van de voorzieningen.
j.Uitgaven en declaraties
Gemeenteraadsleden maken gebruik van publieke middelen en behoren daar effectief en efficiënt mee om te gaan. Als het mogelijk is om uitgaven en kosten op een andere wijze vergoed te krijgen, dan worden deze kosten niet gedeclareerd bij de gemeente. Er wordt gedeclareerd op de binnen de gemeente geldende regels (wijze van indiening en wijze van verantwoorden). Wanneer er twijfel is over de functionaliteit van de gemaakte kosten, legt het gemeenteraadslid de declaratie voor aan de griffier.
Hoofdstuk
Artikel 3.
Gedragsregels
Onderdeel van Gedragscode voor de gemeenteraads- en burgercommissieleden van de gemeente Brunssum 2022