Het is verplicht om van elke inkoop van diensten en leveringen met een waarde van € 15.000,- of meer en aanbesteding van werken ter waarde van € 50.000,- of meer een dossier bij te houden. In dit dossier zijn onder andere opgenomen de offerte aanvragen, offertes, correspondentie, een verslag van de beoordeling en indien van toepassing de motivatie voor afwijkingen van deze beleidsregels.