De taak van de archivaris met betrekking tot het beheren van de overgebrachte archiefbescheiden omvat:
de opname en het beheer van de archiefbescheiden in de archiefbewaarplaats;
het bijhouden welke archiefbescheiden beperkt openbaar zijn. Hierbij geeft hij aan wanneer, op welke wijze en voor welke termijn beperkingen zijn opgelegd;
het faciliteren van onderzoek in de door hem beheerde archiefbescheiden ten behoeve van gemeentelijke organen of derden. Hij verstrekt zo mogelijk daaruit op hun verzoek gegevens alsmede afbeeldingen, afschriften, uittreksels of bewerkingen, die zo nodig door hem worden gecollationeerd en geauthentiseerd;
het toewijzen of afwijzen van een verzoek tot raadpleging van beperkte openbare archiefbescheiden;
het uitlenen van archiefbescheiden aan overheidsorganen (en particulieren, die archiefbescheiden hebben overgedragen);
het jaarlijks opstellen van een lijst overgebrachte nieuwe archieven en collecties, en
het zelfstandig namens de gemeente opnemen van een particulier archief of collectie in de archiefbewaarplaats, mits het behoud van het archief of de collectie van historisch belang is.
De archivaris rapporteert over bovenstaande taken aan de beheerder. De beheerder is overeenkomstig de Archiefverordening gemeente Smallingerland 2023 gehouden om over bovenstaande taken verslag uit te brengen aan het college.
Artikel 6.
Verantwoordelijkheden ten aanzien van de archiefbewaarplaats
Onderdeel van Beheerregeling informatiebeheer gemeente Smallingerland 2023