Art. 5.2.2 Nota risicomanagement Zandvoort 2023 — Processtappenbeschrijving

Kaderstelling en strategie Volgens welke afspraken en uitgangspunten wordt risicomanagement uitgevoerd? Voorafgaand aan de risicomanagementcyclus moet de gemeenteraad beleidskeuzes maken over risicomanagement: welke normen gelden er en hoe pakt de Gemeente Zandvoort op hoofdlijnen risicomanagement aan? Dit zijn de kaders waarbinnen het college van B&W en managementteam kunnen werken. Dit kan bijvoorbeeld door het opstellen van een nota risicomanagement als deze, of de paragraaf weerstandsvermogen. Hierdoor kan worden vastgesteld wat het gewenste en geaccepteerde risicobeleid is, wat de risicobereidheid is, wat de frequentie is van informatievoorziening over de ontwikkeling van risico’s en op welke wijze periodieke inventarisatie en monitoring moet plaatsvinden. De P&C documenten, namelijk de programmabegroting en de jaarrekening, geven periodiek weer wat de actuele stand van zaken is in dit kader en wat de voornemens zijn. Het is belangrijk dat vooraf in de kaderstelling en strategie juiste doelen met betrekking tot risicomanagement zijn geformuleerd. Dit maakt de toetsing inzichtelijker en eenvoudiger. De raad is verantwoordelijk voor de kaderstelling en strategie. Sturing Wie is eindverantwoordelijk voor de uitvoering van risicomanagement? Het college bestuurt de organisatie volgens de kaders en strategie die de raad heeft vastgesteld. Zij is integraal verantwoordelijk voor de gehele risicomanagementcyclus van de organisatie. Context Waarover gaat de risicoanalyse en wat is het doel? Risicomanagement is geen doel, maar een middel. Daarom is het verstandig om na te gaan wat de organisatie ermee wil bereiken, nog voordat er met dit instrument aan de slag gegaan wordt. Advies is om eerst naar de actuele context van de opdracht, project, afdeling of organisatie te kijken: wat is het doel en wat is de status? Vaak wordt al veel gedaan aan het beheersen van risico’s, impliciet en onbewust. Nog beter is het om juist bewust met risico’s om te gaan. Niet alleen om ze te beheersen, maar ook om ze bewust te nemen. Een belangrijk onderdeel van deze stap is nagaan wat de risicobereidheid is die de organisatie wil lopen op een bepaald doel. Dit kan per doel verschillen en valt dus onder contextbepaling. Dit is vooral de verantwoordelijkheid van degenen die aan risico-identificatie doen, namelijk de directie, concerncontrol, afdelingsmanagers en risicocoördinatoren. Identificatie Wat kan Zandvoort allemaal overkomen? Nadat de context is bepaald kan de volgende stap gezet worden: het in kaart brengen van risico’s. Deze stap heeft tot doel een uitgebreid overzicht te verkrijgen van gebeurtenissen die het behalen van doelstellingen kunnen belemmeren of vertragen. Elk risico wordt geformuleerd als een gebeurtenis met een oorzaak en een gevolg. Om een zo breed mogelijk spectrum van risico’s te verkrijgen, is het handig om vanuit meerdere invalshoeken te kijken. Deze invalshoeken zijn beschreven in paragraaf 3.3. van deze nota. De identificatie van risico’s is een verantwoordelijkheid van de directie, concerncontrol, afdelingsmanagers en risicocoördinatoren. Analyse en beoordeling Wat zijn de grootste risico’s? Om meer inzicht te krijgen in de geïdentificeerde risico’s, dienen zij stuk voor stuk geanalyseerd en beoordeeld te worden. Voor elk risico wordt bepaald wat de kans van optreden en de mogelijke gevolgen zijn. De omvang van een risico is dan kans x gevolg. Door risico’s op deze wijze te kwantificeren, wordt bepaald welke de meest impactvolle zijn en op welke de beheersing zich moet concentreren. Dat zijn de zogenaamde toprisico’s. Ook de stap analyse en beoordeling valt onder de verantwoordelijkheid van de directie, concerncontrol, afdelingsmanagers en risicocoördinatoren. Overwegen alternatieven Hoe kunnen de grootste risico’s beheerst worden? Als de risico’s in kaart zijn gebracht, kan worden nagedacht over de manier waarop de risico’s zo goed mogelijk kunnen worden beheerst. Voor de goede orde: doel is niet om koste wat het kost risico’s te vermijden of te voorkomen. Doel is wel vooraf te overwegen wat er met een risico gedaan moet worden en bewuste keuzes hierin te maken. Dit is afhankelijk van de risicobereidheid op dat onderwerp. De belangrijkste alternatieven zijn: Overdragen van risico’s: Verzekeren; Stoppen met zelf uitvoeren (uitbesteden, inkopen). Zelf dragen van risico’s: Vermijden risico: staken van de activiteiten, doelen veranderen, schaal verkleinen; Verminderen risico: Treffen van beheersmaatregelen ter voorkoming (aanpak oorzaak) of Beperking van het gevolg; Aanvaarden risico: acceptatieniveau bepalen en risico’s die daar onder vallen accepteren. De manier waarop er met risico’s wordt omgegaan, wordt mede bepaald door de eerder beschreven risicocriteria en risicobereidheid. Deze bepalen immers hoeveel risico het project of de organisatie kan, mag en wil lopen. Net als de vorige stappen wordt ook deze fase in de cyclus uitgevoerd door de directie, concerncontrol, afdelingsmanagers en risicocoördinatoren. Uitvoeren beheers-strategie Hoe wordt de beheersing uitgevoerd? Voor de belangrijkste risico’s zijn de verschillende alternatieven afgewogen. Risico’s waarbij er niet voor gekozen wordt om die over te dragen, te vermijden of te accepteren, zullen op de een of andere manier door de organisatie zelf moeten worden beheerst. Hiervoor zijn diverse beheersmaatregelen bedacht. Hierbij zijn twee vragen van belang: Wie gaat het risico beheersen? (Wie wordt de risico-eigenaar?) Hoe wordt de uitvoering aangepakt? (Wie wordt de risico-actiehouder?) De beheersing is een verantwoordelijkheid van de risico-eigenaar, dit is vaak een afdelingsmanager. De directie, concerncontrol en risicocoördinatoren zijn ook betrokken bij deze stap. Evaluatie Wat is er veranderd en wat zijn de leerpunten? De context is bepaald, risico’s zijn geïdentificeerd en beoordeeld en voor de toprisico’s zijn passende beheersmaatregelen genomen. Het is goed om op gezette tijden terug te kijken om beter vooruit te kunnen kijken. Hierdoor wordt het risicobewustzijn van de organisatie verder aangescherpt. Om risicobewust te kunnen handelen, moeten betrokkenen voortdurend ‘gevoed’ worden. Vandaar dat de cyclus ook een evaluatiemoment bevat. De evaluatie betreft zowel het proces van risicomanagement als de inhoudelijke resultaten. De risicomanagers zijn voornamelijk verantwoordelijk voor de evaluatie en het bewustzijn van risicomanagement. Verantwoording via de P&C cyclus Het college legt verantwoording af omtrent risico’s en risicomanagement aan de raad. Zij doet dit twee maal per jaar door middel van de paragrafen risicobeheersing en weerstandsvermogen in de programmabegroting en de jaarrekening, die onderdeel uitmaken van de P&C cyclus. Toezicht en toetsing De raad houdt toezicht op de uitvoering van risicomanagement binnen de organisatie door de paragrafen risicobeheersing en weerstandsvermogen uit de P&C documenten die zij van het college aangeboden krijgt te beoordelen. Naast de raad als toezichthouder beoordelen ook de provincie en accountant de paragrafen risicobeheersing en weerstandsvermogen vanuit hun rol als toezichthouder.

Rechtspraak bij dit artikel