Subsidieaanvragen dienen uiterlijk 1 oktober voorafgaand aan het kalenderjaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd te worden ingediend door middel van e-herkenning.
Voor Utrecht Leert! (artikel 3.4.1) en Regionale aanpak voorkomen voortijdig schoolverlaten, SchoolWerkt-agenda (artikel 3.2.4) en financiële ondersteuning leerlingen primair en voortgezet onderwijs (artikel 3.2.5) kunnen aanvragen gedurende het hele jaar worden ingediend. Voor Gezond Leren op School (Artikel 3.1.9.) kunnen aanvragen ook na 1 oktober ingediend worden indien het subsidieplafond wordt opgehoogd. Scholen die in aanmerking komen voor deze subsidie ontvangen hierover bericht. Deze aanvragen worden verleend op volgorde van binnenkomst. In het kader van doelmatigheid komen bij tussentijdse ophoging van het subsidieplafond na de eerste aanvraagdatum van 1 oktober 2024, alleen de scholen die al een schoollunch verzorgen, zoals bedoeld in artikel 3.1.9. lid 3, maar nog geen financiering voor het gehele jaar 2025 hebben, in aanmerking voor de subsidie.
Voor de aanvragen voor Onderwijsimpuls (artikel 3.4.3) is er een tweede indieningstermijn, uiterlijk de eerste vrijdag na de meivakantie, zoals vastgesteld door het Rijk, van het lopende kalenderjaar waarvoor subsidie wordt aangevraagd.