Elke inkoopactiviteit start met het opstellen van een deugdelijke en objectieve schriftelijke raming van de totale opdrachtwaarde en inventarisatie van het beschikbare budget. De raming is van belang om de financiële haalbaarheid van de opdracht te bepalen. De Gemeente wil niet het risico lopen dat zij verplichtingen aangaat die zij niet kan nakomen.
De raming van de waarde van een opdracht is inclusief alle (meerwerk)opties en verlengingsmogelijkheden. Een opdracht die (anders dan gebruikmakend van verlengopties in het lopende contract) wordt verlengd is in feite een nieuwe opdracht, maar voor de waardebepaling moet dan nog steeds gekeken worden naar gelijksoortige opdrachten in de afgelopen vier jaar. Ook eventueel ontvangen opbrengsten van derden dienen meegenomen te worden in de raming. De raming is altijd exclusief BTW.
Wanneer een opdracht is opgedeeld in percelen, dan dient de waarde van alle percelen bij elkaar te worden opgeteld voor de opdrachtraming. Een opdracht mag niet opgeknipt worden in meerdere separate opdrachten met als enkel doel om onder de verplichting tot Europees aanbesteden uit te komen.
De raming is ook de basis voor de keuze van de te volgen aanbestedingsprocedure om de rechtmatigheid van de opdrachtverlening te waarborgen. Voorafgaand en gedurende de te volgen aanbestedingsprocedure dient er overeenstemming te zijn tussen de behoeftesteller en de financieel adviseur met betrekking tot het beschikbare budget.
Raamovereenkomsten
Wanneer er vaker zaken gedaan worden met eenzelfde leverancier gaat Team Inkoop bij de vakafdeling na of een enkelvoudige opdracht daadwerkelijk past bij de inkoopbehoefte. Het afsluiten van een raamovereenkomst kan dan voordelen bieden in plaats van het telkens verstrekken van enkelvoudige opdrachten.
Een raamovereenkomst bestaat uit gemaakte afspraken tussen de gemeente en één of meerdere leveranciers om gedurende een te bepalen looptijd, tegen vooraf overeengekomen voorwaarden en tarieven, bepaalde producten en diensten te leveren.
In tegenstelling tot een overheidsopdracht is een raamovereenkomst niet gericht op directe opdrachtverstrekking voor de levering van een product of dienst, maar gericht op het vastleggen van voorwaarden voor mogelijk, toekomstig te verstrekken overheidsopdrachten. Het is van belang om goed te kijken of de aard en afname geschikt is om een raamovereenkomst aan te gaan.
Hoofdstuk 6.
Artikel 6.3
Raming en financiële budget - Raamovereenkomsten
Onderdeel van Inkoop- en aanbestedingsbeleid 2023