Alle relevante documenten van een inkoop- of aanbestedingstraject moeten geregistreerd worden in de daarvoor beschikbare applicaties, zodat bij een controle achteraf (spendanalyse, VIC, rechtmatigheidscontrole) voor elke verstrekte opdracht aangetoond kan worden op welke wijze de overheidsuitgaven tot stand zijn gekomen.
Dit betreft ten minste offerteaanvragen, offertes, inschrijvingen, gunnings-/opdrachtbrieven, afwijzingsbrieven, gunningsadvies en (raam)overeenkomsten.