Met de landelijk ontwikkelde kwaliteitscriteria versie 2.2 wordt getracht de kwaliteit van de processen, de gemeentelijke organisatie en haar medewerkers te borgen. De kwaliteitscriteria voor het proces van toezicht en handhaving zijn opgenomen in het Besluit omgevingsrecht (Bor). Toepassing van een sluitende beleids- en operationele cyclus (Big 8, zie onderstaande afbeeldingen) is een belangrijke voorwaarde voor het resultaatgericht organiseren en sturen. Onderdeel van de landelijke set kwaliteitscriteria voor de VTH-taken zijn daarom de zogenaamde procescriteria. Het voldoen aan de procescriteria borgt een gesloten plan-do-check-act cyclus, die begint met het opstellen van een strategisch beleidskader (probleemanalyse, doelstellingen en prioriteiten). Vervolgens gaat deze over in de daadwerkelijke uitvoering van de VTH-taken (planmatig geborgd in een uitvoeringsprogramma VTH), het monitoren van de geleverde prestaties op basis van kritische prestatie-indicatoren en eindigt (c.q. begint weer opnieuw) met het bijstellen van het beleid naar aanleiding van de ervaringen in de praktijk. Hieronder wordt aangegeven wat de stappen uit bovengenoemde ‘dubbele regelkring’ inhouden.
De BIG-8 als uitgangspunt
Eisen aan de inrichting van processen zijn wettelijk vastgelegd in de Wet algemene bepalingen omgevingsrecht (Wabo) en de daarbij behorende algemene maatregelen van bestuur (AMvB’s) en overige regels. In 2024 worden deze wettelijk vastgelegd in de Omgevingswet met ministeriële regelingen, AMvB’s en overige regels. Dit zijn de zogenaamde procescriteria. De procescriteria beschrijven de eisen die gesteld worden aan de sluitende beleidscyclus, de BIG-8 cyclus. Dit beleidsplan beschrijft de strategische cyclus.
BIG-8
1. Rapportage en evaluatie
In essentie betreft deze stap het analyseren van allerlei relevante elementen dan wel veranderingen voor de vergunningverlening, toezicht en handhavingsorganisatie. Ten behoeve van het onderdeel ‘rapportage en evaluatie’ van de BIG-8 worden minimaal:
Vierjaarlijks de risico’s in kaart gebracht met een probleem- en risicoanalyse (Bor. art. 7.2)
Jaarlijks een verantwoordingsrapportage opgesteld (Bor. art. 7.7) (jaarverslag, voorheen verantwoordingsnota)
Vierjaarlijks een beleidsevaluatie uitgevoerd (Bor. art. 7.7)
In een risicoanalyse wordt minimaal ingegaan op “het samenspel van het effect van niet-naleving en de kans dat niet-naleving zich voordoet” (CCV) (zie ook Mor, art 10.3-1). Een jaarverslag bevat duidelijke conclusies over de mate van uitvoering van het uitvoeringsprogramma VTH. De beleidsevaluatie gaat in op de bijdrage aan beleidsdoelen, de beheersing van risico’s en of beleid en beziet of prioriteiten en/of programma bijgesteld dient te worden. De resultaten uit de beleidsevaluatie en de jaarrapportage kunnen ertoe leiden dat de risicoanalyse bijgesteld dient te worden.
Rapportage en evaluatie
2. Strategisch beleidskader
De uitgevoerde beleidsevaluatie, het jaarverslag en actuele Wabo-brede probleem- en risicoanalyse leggen de basis voor de volgende stap in het proces, namelijk het strategisch beleidskader. Op basis van de risicoanalyse worden prioriteiten gesteld. Vervolgens worden in het beleid doelstellingen vastgelegd die de organisatie wil behalen ten aanzien van deze prioriteiten (Bor. art. 7.2). Hierbij moet het ambitieniveau in lijn zijn met de capaciteit (Bor. art. 7.5). Daarnaast draagt het bestuursorgaan er zorg voor dat dit beleid en het handhavingsbeleid van de andere betrokken bestuursorganen en de organen die belast zijn met de (strafrechtelijke) handhaving onderling worden afgestemd, zoals andere gemeenten, de politie, de RUD ZL en VRZL (Bor. art. 7.2). Dit is geborgd door het toezenden en bespreken van deze beleidsdocumenten aan/met bovengenoemde instanties.
Strategisch beleidskader
3. Operationeel beleidskader
Op basis van de risicoanalyse zijn prioriteiten gesteld en met het strategisch beleidskader is bepaald welke doelen de organisatie wil behalen. Met het operationeel beleidskader voor toezicht en handhaving wordt duidelijk welke nalevingsstrategie op welke doelgroep wordt toegepast om het nalevingsgedrag te verbeteren en om zodoende de gestelde doelen te behalen (Bor. art. 7.2). E.e.a. wil zeggen dat de doelgroepen in kaart gebracht moeten zijn, dat er nalevingstrategieën zijn uitgewerkt en dat deze aan elkaar zijn gekoppeld. De nalevingstrategie bestaat uit een preventiestrategie (hoe overtredingen te voorkomen), toezichtstrategie (hoe e.e.a. zicht houden op naleefgedrag), gedoogstrategie (hoe handelen bij het afzien van handhaving) en een sanctiestrategie (hoe repressief optreden). Voor dit laatste is een landelijke norm ontwikkeld, de landelijke handhavingsstrategie (bijlage 5). Het operationeel beleidskader wordt vormgegeven als de koppeling tussen de doelgroepen en de strategieën die zijn gemaakt.
Operationeel beleidskader
4. Programma en organisatie
Centraal bij de ‘Programma en organisatie’ (ook wel planning en control fase genoemd) staat het toewijzen van de noodzakelijke capaciteit en financiële middelen die nodig zijn om de gestelde doelen te kunnen bereiken (Bor. art. 7.5). Dit wordt jaarlijks vastgelegd in een uitvoeringsprogramma VTH (Bor. art. 7.3). Een uitvoeringsprogramma VTH omvat tenminste:
Een duidelijke verbinding met de gestelde prioriteiten en doelstellingen
Een weergave van de concrete activiteiten voor vergunningverlening en toezicht & handhaving, inclusief de bijbehorende capaciteit en middelen
Op operationeel niveau zijn er afspraken gemaakt over de afstemming en samenwerking met andere VTH-partners, bijvoorbeeld over een specifiek probleem of project dat samen wordt opgepakt.
Programma en organisatie
Planning & control
Dit vormt het hart van de ‘dubbele regelkring’. Jaarlijks moet er een uitvoeringsprogramma worden opgesteld waarin de in het programmajaar uit te voeren activiteiten zijn opgenomen voor de taken op het gebied van vergunningverlening, toezicht en handhaving en waarbij ook is aangegeven met welke inzet van mensen en middelen dat gebeurt. Of en in welke mate de voorgenomen activiteiten worden uitgevoerd en de geformuleerde doelen worden gehaald zal periodiek moeten worden gevolgd.
Voorbereiden/werkwijze
In het uitvoeringsprogramma worden de voorgenomen activiteiten voor dat programmajaar opgenomen. De wijze waarop de activiteiten dienen te worden uitgevoerd worden vastgelegd in protocollen en geautomatiseerde werkprocessen. Op deze wijze wordt enerzijds de uniformiteit en anderzijds de kwaliteit geborgd. De geautomatiseerde werkprocessen in bijvoorbeeld RX-Mission en de koppeling met het Omgevingsloket online (OLO) en dadelijk met het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) voldoen aan de Wet digitale overheid en AVG.
Uitvoeren
De in het uitvoeringsprogramma VTH opgenomen activiteiten worden volgens de daarvoor opgestelde protocollen en werkprocessen uitgevoerd. Van belang is dat daarvoor voldoende middelen beschikbaar zijn. BWT beschikt over een structureel uitvoeringsbudget van circa € 10.000, geborgd in de begroting. Voor de uitvoering wordt ook gebruik gemaakt van de automatisch gegenereerde checklisten van BRIS en de (up to date) voorschriften uit het BRIS-warenhuis. Daarnaast maakt BWT gebruik van de Bouwkostenkompas voor het beoordelen van de bouwkosten. Ruimtelijke Ordening werkt met een structureel uitvoeringsbudget van circa € 10.000. Ook dit budget is geborgd in de begroting.
Monitoren
Het laatste onderdeel van de beleidscyclus is de monitoring. Middels monitoring wordt enerzijds de voortgang van de uitvoering van het programma gevolgd, zodat tussentijds bijsturen mogelijk is. Anderzijds wordt ook gevolgd of en in welke mate de in het strategisch (en operationeel) beleidskader opgenomen doelstellingen worden gehaald. Om goed te kunnen monitoren is het noodzakelijk dat de gemeente voor alle beleidsvelden binnen de fysieke leefomgeving (bouwen, milieu, RO, brandveiligheid, APV en bijzondere wetten) beschikt over één tool om vergunningsgegevens en handhavingsgegevens weg te zetten. De voortgang wordt geregistreerd in RX-Mission. Het geautomatiseerde systeem en de afdelingshoofden die te maken hebben met VTH, monitoren de voortgang periodiek. RX-Mission is Omgevingswetproof.
Rapportage & evaluatie
Aan het einde van de eerste cyclus zal het hele proces worden geëvalueerd. Daarbij is de belangrijkste vraag: “zijn de gestelde doelen gehaald”. Verder is het belangrijk om onder meer te weten wat goed is gegaan, wat minder goed of fout is gegaan, wat beter zou kunnen en of het mogelijk is om efficiënter te werken. Een mogelijke uitkomst van de evaluatie is dat een deel van de prioriteiten en doelen moeten worden bijgesteld. Het nieuwe programma zal weer moeten worden uitgevoerd en zo begint de volgende cyclus. In de volgende paragrafen wordt uitvoerig ingegaan op hoe in de komende beleidsperiode de gemeente Beek uitvoering geeft aan de stappen uit bovengenoemde ‘dubbele regelkring’.
We gebruiken noodzakelijke cookies voor je account en beveiliging. Voor anonieme gebruiksstatistieken (Google Analytics) vragen we je toestemming. Meer over cookies