Binnen de organisatie dient een gezamenlijk beeld te ontstaan over risicomanagement. Hierover dient periodiek overleg plaats te vinden tussen het bestuur, risico-coördinator en de afdelingsmanagers/budgetbeheerders.
Onderstaande communicatiematrix geeft een overzicht van de overlegstructuur:
Rapportage/ Communicatie
Niveau binnen gemeente
Aard
Toelichting
1x per 4 jaar evaluatie en opstellen geactualiseerde nota
College / risico-coördinator / MT / budgetbeheerders
Schriftelijk
Basis voor deze evaluatie vormen de periodieke rapportages en de paragraaf weerstandsvermogen bij de begroting en rekening. Daarnaast zullen actuele ontwikkeling op dit gebied op de voet worden gevolgd en worden vertaald naar de te actualiseren nota. De uitvoering en kennis van risicomanagement wordt op deze wijze beter verankerd in de gehele organisatie.
2x per jaar bespreking relevantie risico’s (bijv. top 10), incl. beheersing ervan
Afdelingsmanager / gemeentesecretaris / risico-coördinator/ college
Mondeling, schriftelijke vastlegging van uitkomsten
Dit kan betrokken worden bij de jaarlijks samen te stellen paragraaf weerstandsvermogen bij begroting en jaarrekening. Kan middels reguliere overleggen.
2x per jaar actualisatie van bestaande risico’s en werking risicomanagementproces
Risico-coördinator
Schriftelijk.
Door actualisatie ontstaat een nieuw beeld over de hoogte van het weerstandsvermogen in relatie tot de aanwezige risico’s. Dit kan betrokken worden bij de jaarlijks samen te stellen paragraaf weerstandsvermogen bij begroting en jaarrekening.
Hoofdstuk 9: › Paragraaf 9.2
Artikel 9.2.3
Communicatie en Voorlichting
Onderdeel van Nota Weerstandsvermogen en Risicobeheersing 2021-2024