Het hoofd van het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer draagt er zorg voor dat er bij het wijzigen, verwijderen of vernietigen van informatieobjecten of onderdelen daarvan, de bij of krachtens de Wet gegeven regels betreffende selectie en vernietiging worden toegepast.
Het hoofd van het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer stelt alvorens tot vernietiging van informatieobjecten over te gaan, een lijst op van vernietigbare informatieobjecten met inachtneming van de geldende selectielijst. De lijst van vernietigbare informatieobjecten behoeft de goedkeuring van de gemeentearchivaris, welke goedkeuring geldt als door hem verleende machtiging tot vernietiging.
Van vernietigbare digitale informatieobjecten worden alle in artikel 17 van de Regeling opgesomde gegevens geregistreerd indien de toepassingsprogrammatuur, het platform of de besturingsprogrammatuur wordt vervangen voordat de bewaartermijn verstrijkt.
Het hoofd van het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer is er verantwoordelijk voor dat de onder zijn beheer staande informatieobjecten in goede, geordende en toegankelijke staat worden gebracht en dat de ordening van de informatieobjecten geschiedt volgens een doelmatige en doeltreffende systematiek, als bedoeld in artikel 18 van de Regeling.
Het hoofd van het organisatieonderdeel dat verantwoordelijk is voor het informatiebeheer ziet erop toe, dat van informatieobjecten overeenkomstig artikel 18 van de Regeling een inventaris wordt aangelegd en bijgehouden, waarin informatieobjecten worden beschreven en in verband kunnen worden gebracht met de verschillende werkprocessen en taken. Uit de beschreven inventaris blijkt te allen tijde, waar de informatieobjecten en hun onderdelen zich bevinden of wanneer onderscheidenlijk aan wie ze zijn overgebracht, overgedragen, vernietigd of vervreemd.
Hoofdstuk 2 › Paragraaf 2.4
Artikel 13
Artikel 13
Onderdeel van Beheerregeling informatievoorziening gemeente Waterland 2023