1. In deze verordening wordt verstaan onder:
Organisatie-éénheid:
een eenheid binnen de gemeentelijke organisatie als bedoeld in de
organisatieverordening van de gemeente Meerssen.
Administratie:
het systematisch verzamelen, vastleggen, verwerken en verstrekken van
informatie ten behoeve van het besturen, het functioneren en het beheersen
van (onderdelen van) de gemeentelijke organisatie en ten behoeve van de
verantwoording die daarover moet worden afgelegd.
Financiële administratie:
het systematisch maken en verwerken van aantekeningen betreffende de
financiële gegevens van de gemeentelijke organisatie of van een
organisatie-eenheid daarbinnen teneinde te komen tot een goed inzicht in:
de financieel-economische positie;
het beheer van vermogenswaarden;
de uitvoering van de begroting;
het afwikkelen van vorderingen en schulden,
alsmede tot het afleggen van rekening en verantwoording daarover.
Administratieve organisatie:
het complex van organisatorische maatregelen, dat gericht is op het
tot-stand-brengen en het in-stand-houden van de materiële waarden in de
organisatie. De administratieve organisatie vormt de infrastructuur
waarlangs de monitorsystemen werken.
Management-controlesysteem (MCS):
het geheel van maatregelen ten behoeve van de verantwoordelijke leiding,
gericht op het bevorderen en het bewaken van de doelmatigheid en de
rechtmatigheid van het beheer en van de administratie.
Beheer van vermogenswaarden:
het uitoefenen van bestuur over en toezicht op het geheel van de
gemeentelijke middelen en rechten. Hierna aan te duiden met de term
"beheer".
Rechtmatigheid omvat:
de deugdelijkheid van de financiële
verantwoording;
de rechtmatigheid van de verplichtingen, de uitgaven en de
ontvangsten;
het voorkomen van misbruik en oneigenlijk gebruik van regelingen
(voor zover het misbruik of het oneigenlijk gebruik financiële
consequenties heeft);
ordelijk en controleerbaar financieel beheer.
Doelmatigheid:
onder doelmatigheid kan worden verstaan: de maximale output bij minimale
input en gelijkblijvende kwaliteit. Bij het handelen zal de rationale
toepassing van economische principes leidend zijn (efficiency). Indicatoren
van doelmatigheid zijn:
bij inputfase: informatie over taakstelling en middelenwerving-en
toewijzing.
bii voortgang: procesinformatie afkomstig van planning en
control;
bij outputfase: prestatiegegevens in kwantiteit en kwaliteit.
Middelenbeleid en - plannen:
beleid en plannen voor personeel, financiën, organisatie, informatie,
automatisering, aanschaffingen en huisvesting.
Monitorsystemen; hieronder wordt verstaan:
interne controle (mandatering, procedures, instructies,
functiescheiding e.d.);
het beschrijven van de processen en hetgeen daarbinnen
plaatsvindt;
de informatievoorziening, die te maken heeft met proces
beheersing.
Artikel 1
Definities
Onderdeel van Verordening op de organisatie van de administratie en van het beheer van vermogenswaarden van de gemeente Meerssen