**1..** De ontvangst van de klacht wordt zo spoedig mogelijk schriftelijk bevestigd.
**2..** Andere (potentiële) gegadigden en/of inschrijvers worden op de hoogte gesteld dat er een klacht is ontvangen.
**3..** Een jurist werkzaam bij Juridische Zaken die niet betrokken is geweest bij de aanbesteding maakt samen met de inkoper en de projectleider een quickscan van de klacht of deze direct gegrond kan worden verklaard. De beoordeling vindt plaats op basis van de toegestuurde klacht en bijbehorende informatie. Indien de klacht direct als gegrond wordt beoordeeld zal de opdrachtgever geadviseerd worden om een aanpassing te doen. De ondernemer met klacht en andere potentiële gegadigden en/of inschrijvers wordt hierover zo spoedig mogelijk geïnformeerd via bijvoorbeeld een Nota van Inlichtingen of de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform.
**4..** Indien het na de quickscan van de klacht, onduidelijk is of de klacht gegrond is, wordt de klacht door de klachtencommissie onderzocht.
**5..** Voor de afhandeling van de klacht wordt de onafhankelijke klachtencommissie ingeschakeld. De klachtencommissie bestaat uit een voorzitter, zijnde een jurist werkzaam bij Juridische Zaken en minimaal twee leden die kennis hebben van inkoop en aanbestedingsregels. Zowel de voorzitter als de ledenzijn niet betrokken geweest bij de aanbesteding waarop de klacht betrekking heeft. Indien noodzakelijk wordt onafhankelijke inhoudelijke expertise toegevoegd voor de behandeling van de klacht.
**6..** De klachtencommissie begint zo spoedig mogelijk met dit onderzoek, zet dit voortvarend voort, communiceert met de ondernemer met klacht en houdt rekening met de planning van de aanbestedingsprocedure.
**7..** Het onderzoek kent minimaal de volgende stappen:
Bestudering van de door de ondernemer met klacht toegezonden informatie;
Toepassen hoor en wederhoor (ambtelijk opdrachtgever, de ondernemer met klacht en eventueel inkoper);
Het uitvoeren van een rechtmatigheidstoets op basis van alle toegezonden en opgehaalde informatie;
Opstellen van een schriftelijk advies, hetgeen wordt toegezonden aan de ambtelijk opdrachtgever.
**8..** De klachtencommissie geeft in haar schriftelijk advies aan de ambtelijk opdrachtgever van de betreffende aanbesteding aan of de klacht, al dan niet gedeeltelijk, gegrond of ongegrond is verklaard. Tevens adviseert de klachtencommissie de ambtelijk opdrachtgever over corrigerende en/of preventieve maatregelen.
**9..** De ambtelijk opdrachtgever van de betreffende aanbesteding beslist over de klacht en betrekt daarbij het advies van de klachtencommissie. De ondernemer met klacht wordt door de ambtelijk opdrachtgever zo snel als mogelijk op de hoogte gebracht van de gemotiveerde beslissing, inclusief het advies van de klachtencommissie. Ook wordt aangegeven of de gemeente corrigerende en/of preventieve maatregelen treft.
**10..** De beslissing wordt geanonimiseerd bekend gemaakt aan de andere (potentiële) gegadigden/inschrijvers via bijvoorbeeld een Nota van Inlichtingen of de berichtenmodule van het aanbestedingsplatform. Afhankelijk van de fase in de aanbestedingsprocedure kan het voorkomen dat de te nemen maatregelen door de gemeente aan de betrokkenen in de aanbesteding op hetzelfde moment worden gecommuniceerd als de indiener van de klacht het bericht krijgt.
Artikel 6
Hoe wordt de klacht behandeld?
Onderdeel van Regeling klachtafhandeling bij aanbesteden gemeente Utrecht