1. Nadat de deuren zijn gesloten geeft de voorzitter eerst het voorstel om met gesloten deuren te vergaderen in bespreking. Alleen als de raad c.q. de commissie in meerderheid hiertoe besluit zal daadwerkelijk met gesloten deuren worden vergaderd.
2. Voor een besloten vergadering wordt een aparte presentielijst gemaakt. Hierop tekenen behalve de raads- en/of commissieleden ook eventuele overige aanwezigen en derden.
3. a. Het ter vergadering behandelde wordt door de aanwezigen op grond van de wet geheim gehouden. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: “Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze vergadering is c.q. wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is”.
b. Ter vergadering behandelde openbare informatie is en blijft openbaar.
4. Raads- en commissieleden die na aanvang van een besloten vergadering aankomen dan wel tussentijds de vergaderzaal verlaten, hebben zonder enige belemmering toegang. Betrokkenen dienen zich hierbij bewust te zijn van het besloten karakter van de vergadering in het kader van geheimhouding. Daarnaast dienen zij zich te melden bij de voorzitter en griffier.
5. Van een besloten vergadering wordt een apart verslag/besluitenlijst gemaakt, die niet openbaar is tenzij de raad of commissie anders beslist. Deze wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem. Een geheim verslag wordt in een volgende besloten vergadering van het desbetreffende orgaan, dan wel ongewijzigd en zonder inhoudelijke behandeling in een volgende openbare vergadering van het desbetreffende orgaan vastgesteld. Het verslag zelf blijft geheim, tenzij het desbetreffende orgaan besluit de geheimhouding op te heffen. Indien een lid van het desbetreffende orgaan inhoudelijke behandeling van het verslag wenst, geschiedt dit in een besloten deel van de vergadering.
6. Beeld- en geluidsbestanden van besloten vergaderingen worden geplaatst in het raadsinformatiesysteem en zijn te bezien en te beluisteren door commissie- en raadsleden, de medewerkers van de griffie, het college, de gemeentesecretaris en een medewerker van documentaire informatievoorziening.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.3
Vergaderen achter gesloten deuren
Onderdeel van Protocol geheimhouding gemeente Middelburg 2023