Na sluiting van de deuren biedt de voorzitter diegene die het verzoek om beslotenheid heeft gedaan, de mogelijkheid dit verzoek toe te lichten. Vervolgens beslist de commissie of de raad of er in beslotenheid wordt vergaderd. Hiervoor geldt een gewone ofwel volstrekte meerderheid.
Wordt besloten tot een besloten vergadering, dan blijven de deuren dicht tot hetgeen in beslotenheid wordt besproken is afgehandeld.
Het ter besloten vergadering behandelde wordt door de aanwezigen geheim gehouden, tenzij de behandelde informatie reeds openbare informatie betreft. De voorzitter benoemt dit zowel bij het begin als aan het eind van de besloten vergadering als volgt: “Voor de zorgvuldigheid laat ik u weten dat al hetgeen tijdens deze besloten vergadering is/wordt behandeld op grond van artikel 23 vierde lid van de Gemeentewet geheim is”.
De commissie of de raad kan ter vergadering besluiten de verplichting tot geheimhouding op het verhandelde tijdens de vergadering op te heffen. De voorzitter doet in voorkomende gevallen aan het eind van de vergadering een voorstel als volgt: “Behalve voor de informatie die voor deze besloten vergadering al geheim was, stel ik u voor de geheimhouding op wat in deze vergadering is behandeld, op te heffen”.
Van een besloten commissie- of raadsvergadering wordt een aparte besluitenlijst gemaakt, die geheim is tenzij de commissie of de raad anders beslist. De geheime besluitenlijst wordt toegevoegd aan het besloten deel van het raadsinformatiesysteem en wordt niet per e-mail of andere digitale applicatie verspreid.
Een geheime besluitenlijst wordt in een volgende (besloten) vergadering van de commissie of de raad vastgesteld. Beraadslaging over geheime besluitenlijsten kan alleen plaatsvinden achter gesloten deuren.
Hoofdstuk 3
Artikel 11
Vergaderen achter gesloten deuren
Onderdeel van Protocol geheimhouding gemeente Renkum 2023