Geheimhouding kan worden opgelegd op schriftelijke informatie, die bij het betreffende bestuursorgaan berust.
Het college, de burgemeester, commissie of de raad legt enkel geheimhouding op:
als een belang genoemd in artikel 5.1 van de Wet open overheid van toepassing is of als er anderszins een wettelijke grondslag voor is;
over (gedeelte(n) van) stukken, waarbij informatie die geheim moet blijven zoveel mogelijk wordt opgenomen in een bijlage;
Het bestuursvoorstel wordt afgestemd met een juridisch adviseur en daarin wordt minimaal het volgende vermeld:
een beslispunt;
de wettelijke grondslag;
de motivatie onder vermelding van de grond(en) uit artikel 5.1 van de Wet open overheid;
de juridische consequenties van het opleggen van geheimhouding;
de horizonbepaling;
welke onderdelen van een voorstel geheim zijn;
de kring van personen die kennis kunnen nemen van de geheime informatie.
Een horizonbepaling bevat een conditie waaronder of een datum waarop de geheimhouding geacht wordt te zijn opgeheven. Is een dergelijke bepaling niet mogelijk, dan wordt gemotiveerd opgenomen “voor onbepaalde tijd”.
Model formulering beslispunt geheimhouding:
1. Besluiten geheimhouding op te leggen op [type document] “[naam document]” van datum [datum] op grond van artikel 87 van de Gemeentewet juncto artikel 5:1 [eerste of tweede lid, onder …] van de Wet open overheid vanaf [ingangsdatum] tot [einddatum].
Hoofdstuk 2
Artikel 4
Opleggen van de geheimhouding
Onderdeel van Protocol geheimhouding gemeente Renkum 2023