Persoonsgegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk is. De noodzakelijkheid is voor ons altijd gerelateerd aan het doeleinde waarvoor de betreffende persoonsgegevens zijn verzameld. Vaak is dit op basis van wettelijke bewaartermijnen en selectielijsten uit hoofde van de Archiefwet. Deze selectielijsten bepalen voor een selectie van documenten hoelang deze moeten worden bewaard. Wanneer de wet of selectielijst niet voorziet in de bewaartermijn, wordt deze vastgesteld op basis van noodzakelijkheid. De bewaartermijn wordt vastgelegd in het verwerkingenregister. Wanneer de bewaartermijn verloopt, worden de gegevens vernietigd. Soms is het wenselijk dat gegevens langer bewaard worden, bijvoorbeeld voor onderzoek. Dan worden de persoonsgegevens geanonimiseerd, zodat identificatie van een persoon niet meer mogelijk is.