Vaak wordt geprobeerd fraude te verhullen. In de praktijk gebeurt het daarom maar zelden dat een kant en klare overduidelijke fraude wordt geconstateerd. Meestal begint het met een vermoeden van fraude waarbij één of meerdere signalen wijzen op frauduleus handelen. Juist in die fase is het belangrijk dat medewerkers zich veilig voelen om het vermoeden van fraude bespreekbaar te maken. Vooral omdat soms achteraf zal blijken dat er van daadwerkelijke fraude geen sprake was.
Als er sprake is van (een vermoeden van) fraude is het belangrijk snel en adequaat te handelen. De volgende stappen ondernemen we bij (een vermoeden van) fraude:
Signalering en melding:
Elk onderzoek naar fraude begint met het signaleren van (een vermoeden van) fraude en de melding die hierover gemaakt wordt.
In principe meldt een medewerker een (vermoeden van) fraude bij de teamleider.
Als de melding gaat over het (vermoedelijk) frauduleus handelen door een teamleider, dan gaat de medewerker naar de gemeentesecretaris.
Als de melder anoniem wenst te blijven, dan kan deze op grond van de regeling Melding Vermoeden Misstand een melding doen bij de aangewezen vertrouwenspersoon. In die situatie wordt de in die regeling vastgelegde procedure voor het verrichten van een onderzoek door het college gevolgd. Bij dat onderzoek wordt zoveel als mogelijk aangesloten bij punt 3 en volgende van deze beleidsnota.
Beoordeling:
De teamleider of gemeentesecretaris bespreekt in eerste instantie de melding met de melder. Op basis van het gesprek oordeelt de teamleider of gemeentesecretaris of er objectief gezien inderdaad gesproken kan worden van een vermoeden van fraude. Als dat het geval is, dan wordt er door de teamleider of gemeentesecretaris hoor en wederhoor toegepast met de betrokken medewerker. Vervolgens zoekt de teamleider afstemming met de gemeentesecretaris. De gemeentesecretaris beoordeelt de melding en besluit tot het al dan niet instellen van een onderzoek.
Onderzoek:
De gemeentesecretaris geeft de opdracht tot het uitvoeren een intern of extern onderzoek waarbij eerst wordt onderzocht of er daadwerkelijk sprake is geweest van fraude. Feiten die daarbij verzameld worden, zijn onder andere:
Wat is de aard van de fraude?
Wat is de omvang van de fraude?
Wie is bij de fraude betrokken?
Welke voordelen heeft de fraudeur behaald?
Hoe heeft de fraude kunnen gebeuren?
Iedere fraude is uniek en vereist een specifieke aanpak van onderzoek. Gedurende dit onderzoek wordt de betrokken medewerker geschorst. Hieronder staat in hoofdlijnen de stappen beschreven die we doorlopen bij een fraudeonderzoek:
De digitale informatie en de werkplek van de vermoedelijke fraudeur veiligstellen. Dit wordt in een zo vroeg mogelijk stadium gedaan, zodat de kans op het (bewust) kwijt maken van bewijsmateriaal wordt voorkomen.
Het relevante toetsingskader, zoals wet- en regelgeving, werkinstructies en arbeidsovereenkomst inventariseren en analyseren om te bepalen of er sprake is van frauduleus handelen.
Alle vergaarde (digitale) informatie en documenten onderzoeken.
Een openbronnenonderzoek uitvoeren naar mogelijk betrokken personen en/of organisaties.
Interviews houden met getuigen en de medewerker(s) die verdacht wordt/worden van fraude.
Alle verkregen informatie analyseren en zo nodig aanvullende werkzaamheden verrichten om de aard en de omvang van de eventuele fraude in kaart te brengen.
Een conceptrapport van bevindingen opstellen.
Wederhoor houden met in het onderzoek betrokken personen, zodat het onderzoeksrapport zorgvuldig tot stand komt.
Definitief rapporteren van de uitkomsten van het fraudeonderzoek.
De gemeentesecretaris koppelt de uitkomsten van het onderzoek terug naar de teamleider. Op basis van de aard en de omvang van de fraude informeert de gemeentesecretaris het college. In dat geval zal ook in het jaarverslag onder paragraaf bedrijfsvoering een toelichting gegeven worden op de geconstateerde fraude. Dit is tegelijkertijd ook een teken om de accountant te informeren.
De volgorde in stappen bij het signaleren van (een vermoeden van) fraude kan in sommige ernstige gevallen anders uitvallen. Zo kan het ook nodig zijn om eerst de toegang tot de (digitale) werkomgeving af te sluiten voor de vermoedelijke fraudeur en deze persoon (tijdelijk) op non-actief te zetten voordat hoor en wederhoor toegepast wordt. De teamleider of gemeentesecretaris beoordeelt of een andere volgorde van de stappen nodig is.
Opvolging:
De impact van elke fraude is groot voor alle betrokkenen. Elke (vermoeden van) fraude behandelen we daarom met dezelfde professionaliteit en daadkracht. Toch is er onderscheid te maken in de aard en omvang van fraudes. Op basis van de aard en de omvang van de fraude bepalen we welke arbeidsrechtelijke- en juridische vervolgstappen er genomen moeten worden.
Aangifte:
Als er daadwerkelijk fraude wordt geconstateerd, dan doen we daar aangifte van (artikel 162 van het Wetboek van Strafvordering).
Procesaanpassing:
In het proces waarbinnen de fraude plaatsvond, nemen we aanvullende beheersingsmaatregelen om nieuwe fraudes te voorkomen.
Hoofdstuk 1
Artikel 1.5
Procedure bij (vermoedelijke) fraude
Onderdeel van Beleidsnota Fraude, integriteit en misbruik & oneigenlijk gebruik