Hieronder staat beschreven hoe we aandacht hebben voor integriteit binnen de ambtelijke organisatie:
In het personeelshandboek staan de interne afspraken over integriteitsregels en gedragscodes beschreven. Het personeelshandboek staat op het intranet gepubliceerd.
Op het intranet voor de ambtelijke organisatie zijn verschillende informatiepagina’s ingericht over onderwerpen met betrekking tot integriteit:
Een pagina over ‘integriteit en ambtseed’: op deze pagina wordt uitgelegd hoe de gemeente goed ambtenaarschap ziet en wat de ambtseed inhoudt.
Een pagina met tips over hoe je moet omgaan met (vertrouwelijke) informatie.
Een pagina waarop meldingsformulieren met betrekking tot integriteit te vinden zijn.
Er zijn op het intranet meldingsformulieren beschikbaar om financiële belangen te melden, om ontvangen geschenken te melden en om nevenwerkzaamheden aan te geven. We maken de nevenwerkzaamheden van aan te wijzen functionarissen openbaar. De actuele opgave ligt op het stadskantoor ter inzage en staat op de website van de gemeente. Meldingen over financiële belangen worden vertrouwelijk opgeslagen in het personeelsdossier.
We hebben twee interne vertrouwenspersonen aangesteld voor de volgende regelingen:
‘Melding vermoeden misstand gemeente IJsselstein’
‘Integriteit gemeente IJsselstein’
‘Klachtenafhandeling ongewenst gedrag gemeente IJsselstein’
Op het intranet is te vinden wie de vertrouwenspersonen zijn.
We hebben een externe vertrouwenspersoon aangesteld voor het onderdeel ongewenste omgangsvormen. Op het intranet zijn de contactgegevens van deze externe vertrouwenspersoon te vinden.
Bij werving- en selectie gelden de volgende afspraken met betrekking tot integriteit:
Bij werving is vooraf duidelijk of een functie kwetsbaar is of niet.
Voor de kwetsbare functies worden relevante gespreksvragen ontwikkeld.
Kandidaten worden gevraagd naar nevenfuncties en eventuele financiële belangen, omdat die kunnen botsen met de beoogde functie.
In het selectieproces worden bij alle functies de sollicitanten op de integriteitsaspecten in hun werk gewezen en wordt de gedragscode besproken.
De geselecteerde kandidaat wordt gewezen op de verplichting tot het afleggen van de ambtseed of belofte.
Voordat met de geselecteerde kandidaat een arbeidsovereenkomst wordt aangegaan, wordt de kandidaat verzocht om een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) te overleggen.
Nieuwe medewerkers leggen de eed of de belofte af. De tekst van de af te leggen eed of belofte is geïnspireerd op de belofte of eed die de burgemeester dient af te leggen. De gemeentesecretaris neemt de ambtseed af bij alle nieuwe medewerkers. Tijdens de eed ceremonie gaat de gemeentesecretaris met de nieuwe medewerkers ook in gesprek over integriteit.
Nieuwe medewerkers tekenen bij aanstelling een integriteits- en geheimhoudingsovereenkomst.
Bij het aantrekken van werknemers die tijdelijk werkzaam zijn voor de gemeente IJsselstein, zoals inhuur en stagiaires, gaat de gemeente van tevoren na tot welke, eventueel vertrouwelijke, informatie deze werknemers toegang hebben en of dit wenselijk is. De tijdelijke medewerkers worden ook verzocht om een VOG te overleggen. Voor de aanvang van hun werkzaamheden krijgen ze de gedragscode uitgereikt en tekenen ze voor het navolgen van deze code. Zij moeten zich ook houden aan het internet- en e-mailprotocol en een deel van de bepalingen uit de Cao Gemeenten. Zij tekenen ook hiervoor, zodat voor hen dezelfde plichten gelden als voor ambtenaren.
We hebben een lijst opgesteld met functies die kwetsbaar zijn wat betreft het integer handelen bij handelingen, zoals inkopen, geld innen en het omgaan met vertrouwelijke informatie. We nemen (preventieve) maatregelen om de risico’s te beheersen of te verkleinen.
Het gedrag van medewerkers in het kader van integriteit is een onderwerp dat gemeente IJsselstein regelmatig met de medewerkers bespreekt. Daarnaast is integriteit een vast onderdeel van het centrale opleidingsplan. Jaarlijks worden nieuwe dilemma’s organisatiebreed besproken om het onderwerp levend te houden.
We verantwoorden ons jaarlijks over het gevoerde integriteitsbeleid en over de naleving van de gedragscode. De vertrouwenspersonen maken een verslag van de aard en de omvang van het aantal interne meldingen. We maken deze verantwoording openbaar.
Jaarlijks wordt, als onderdeel van de VIC, het bestaan van dit integriteitsbeleid getoetst. Periodiek laten we door een extern bureau een ‘soft control’ onderzoek uitvoeren om vast te stellen in hoeverre ons integriteitsbeleid doorwerkt in de organisatie.
Hoofdstuk 2
Artikel 2.3
Uitvoering van integriteitsbeleid
Onderdeel van Beleidsnota Fraude, integriteit en misbruik & oneigenlijk gebruik