Misbruik en oneigenlijk gebruik gaan over het handelen door derden, organisaties of inwoners, maar het is aan ons om in de bedrijfsprocessen te borgen dat misbruik en oneigenlijk gebruik voorkomen wordt. Om uitvoering te geven aan het M&O-beleid, maken we onderscheid tussen zes verschillende processtappen die samen een PDCA-cyclus vormen:
Beleidsvoorbereiding:
Bij het opstellen van regelingen zorgt de gemeente ervoor dat de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik geminimaliseerd wordt. Medewerkers vragen zich daarom zo vroeg mogelijk in het beleidsproces al af of er sprake is van een beleidsterrein dat gevoelig is voor misbruik en oneigenlijk gebruik. In paragraaf 3.5 staan de processen beschreven waar de kans op misbruik en oneigenlijk gebruik aanwezig is.
Regelgeving:
Regelgeving biedt zo min mogelijk ruimte voor misbruik en oneigenlijk gebruik. Dit doet de gemeente door in regelgeving heldere definities en een nauwkeurige omschrijving van doel en doelgroepen te geven en door rechten, plichten en voorwaarden op te nemen in de regelgeving. In de regelgeving neemt de gemeente ook op welke maatregelen of sancties er worden toegepast als misbruik of oneigenlijk gebruik geconstateerd wordt. Ook in de beschikkingen vermeldt de gemeente de rechten, plichten, voorwaarden en mogelijke maatregelen of sancties.
Beheersingsmaatregelen:
Misbruik en oneigenlijk gebruik speelt met name bij die activiteiten waarbij de informatie van derden/belanghebbenden van groot belang is voor het verlenen of vaststellen van uitkeringen, subsidies, heffingen, belastingen en vergunningen. Om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen, zijn in de processen preventieve beheersingsmaatregelen genomen om de door derden verstrekte informatie te toetsen op juistheid en volledigheid. Deze maatregelen vinden plaats vóór het moment van beschikken, betalen of ontvangen van een voorziening, vergunning of uitkering en zijn daarom preventieve maatregelen. Daarnaast worden in het proces ook repressieve maatregelen (controle achteraf) genomen.
Maatregelen en/of sancties:
Als bij controles misbruik of oneigenlijk gebruik wordt geconstateerd, dan worden er zo snel mogelijk maatregelen genomen om de onrechtmatige situatie te herstellen. Zo nodig volgt er een sanctie. De norm hierbij is dat tenminste het behaalde voordeel wordt weggenomen. De gemeente vordert bijvoorbeeld te veel betaalde bedragen terug of heft ten onrechte gederfde ontvangsten na. Eventueel kan overwogen worden niet-financiële sancties op te leggen, bijvoorbeeld het ontbinden van een overeenkomst of het intrekken van een erkenning. Afhankelijk van de ernst van de situatie, wordt in voorkomende gevallen aangifte gedaan. Als er sprake is van een misdrijf, dan wordt er altijd aangifte gedaan.
Verantwoording:
Bij de jaarrekening legt het college verantwoording af over de rechtmatigheid van de verantwoorde baten, lasten en balansmutaties. Verantwoording over misbruik en oneigenlijk gebruik is hier onderdeel van. De raad stelt hierbij de verantwoordingsgrens en de rapporteringsgrens vast. Als er sprake is van misbruik of oneigenlijk gebruik dat de verantwoordings- en rapporteringsgrens overschrijdt, dan geeft het college in het jaarverslag bij paragraaf bedrijfsvoering een nadere toelichting.
Evaluatie:
De bevindingen en aanbevelingen die volgen uit de VIC en de verantwoording in de jaarstukken over de werking van de beheersingsmaatregelen om misbruik en oneigenlijk gebruik te voorkomen, gebruiken we (waar nodig) om van te leren en het M&O-beleid verder te verbeteren.
Hoofdstuk 3
Artikel 3.4
Uitvoering van M&O-beleid
Onderdeel van Beleidsnota Fraude, integriteit en misbruik & oneigenlijk gebruik