5.1 Begripsomschrijvingen
In dit artikel wordt verstaan onder:
gesprekken: klankbordgesprekken namens de raad met burgemeester;
commissie: de commissie bedoeld in artikel 5.2;
circulaire: de door BZK gepubliceerde actuele Handreiking burgemeesters: benoeming, herbenoeming, klankbordgesprekken en afscheid.
5.2 Taak
Er wordt een commissie ingesteld die tot taak heeft klankbordgesprekken te houden met de burgemeester.
5.3 Samenstelling commissie
De commissie bestaat uit fractievoorzitters van de gemeenteraad.
De raadsgriffier is secretaris van de commissie.
Indien de gemeenteraad niet heeft bepaald wie voorzitter en plaatsvervangend. voorzitter van de commissie is, kiest de commissie deze uit haar midden.
De commissie kent geen plaatsvervangende leden.
5.4 Geheimhouding
De vergaderingen van de commissie zijn besloten. Alle stukken van de commissie zijn geheim. Dit wordt op de stukken vermeld.
De commissie legt bij klankbordgesprekken in elke vergadering en elk gesprek, met toepassing van artikel 86 van de Gemeentewet, geheimhouding op over de inhoud van de stukken en het behandelde tijdens de vergadering of het gesprek.
De (fungerend) voorzitter van de commissie ziet erop toe dat hieraan wordt voldaan.
De geheimhoudingsplicht brengt onder meer mee dat aan raadsleden, die geen zitting (meer) hebben in de commissie, en aan anderen, behoudens het bepaalde in de artikelen 6, vierde lid, en artikel 7 van deze verordening, geen inzage in, of informatie omtrent de inhoud van de stukken of het behandelde ter vergadering of in het gesprek wordt verstrekt.
De commissie treft, een voorziening met betrekking tot de wijze waarop de geheimhouding blijft gewaarborgd bij het beheer van bescheiden, het voeren van correspondentie en bij de bepaling van plaats en tijdstip van de gesprekken.
De commissie en de gemeenteraad kunnen de geheimhouding waartoe de Gemeentewet, respectievelijk zullen de geheimhouding waartoe het tweede lid van deze verordening verplicht, niet opheffen.
De geheimhoudingsplicht blijft na ontbinding van de commissie van kracht.
Het in dit artikel bepaalde is van overeenkomstige toepassing op de griffier en, indien van toepassing, de adviseurs.
5.5 Vergaderingen
De commissie vergadert zo dikwijls als de voorzitter of tenminste de helft plus één van de leden dit noodzakelijk achten.
De voorzitter bepaalt dag, uur en plaats van de vergadering. De voorzitter doet van elke vergadering tenminste vierentwintig uur tevoren aankondiging aan de leden van de commissie, indien een adviseur aan de commissie is toegevoegd, de adviseur en, indien het gesprek met hem plaatsvindt, de burgemeester.
De commissie vergadert niet als niet tenminste de helft plus één van het aantal leden aanwezig is.
5.6 Bijzondere bepalingen over klankbordgesprekken
Een commissie houdt minimaal eens in de twee jaar een klankbordgesprek met de burgemeester.
Indien de fractievoorzitters dan wel de burgemeester de wens daartoe kenbaar maken, houdt een commissie tussentijds een klankbordgesprek met de burgemeester.
In het eerste jaar na benoeming van een nieuwe burgemeester vindt tevens een 100-dagengesprek plaats.
De commissie maakt vooraf kenbaar aan de burgemeester bij wie zij informatie zal inwinnen over het functioneren van de burgemeester. De commissie en de burgemeester stellen in onderling overleg de agenda voor het klankbordgesprek vast. De commissie en de burgemeester krijgen voorafgaand aan het gesprek de gelegenheid, voor zover van toepassing, het verslag van het vorige klankbordgesprek in te zien.
Het gesprek is wederkerig. Zowel het functioneren van de burgemeester als het functioneren van de gemeenteraad zijn onderwerp van gesprek. De commissie toetst het functioneren van de burgemeester in elk geval aan de profielschets, de wettelijke taken van de burgemeester alsmede de andere aan de burgemeester toebedeelde taken. Tevens wordt getoetst aan het verslag van, en de afspraken uit, het vorige klankbordgesprek.
Drie van de klankbordgesprekken worden gevoerd in ieder geval vier weken voorafgaand aan het klankbordgesprek dat de commissaris van de Koning met de burgemeester heeft.
5.7 Verslag
Door de griffier wordt het beknopte verslag van het klankbordgesprek in conceptvorm in drievoud opgesteld en door de voorzitter van de delegatie uit de commissie en de burgemeester door ondertekening vastgesteld.
Het verslag bevat de feitelijke gegevens van de tijd, de plaats en de rol van de aanwezigen bij het gesprek.
Het verslag geeft een duidelijk en feitelijk beeld van het besprokene.
Een afschrift van het vastgestelde verslag wordt aan de burgemeester en de commissaris van de Koning in de provincie gestuurd.
Na vaststelling van het verslag wordt het verslag gedurende drie weken voor de fractievoorzitters ter inzage gelegd bij de griffier.
5.8 Onvoorziene gevallen
In alle gevallen waarin dit artikel dan wel de circulaire niet voorziet, beslist de commissie.
5.9 Archivering
De griffier draagt bij klankbordgesprekken zorg voor een afdoende vertrouwelijke archivering van de stukken, waaronder het afschrift van het vastgestelde verslag. Na het aftreden van de burgemeester worden alle betreffende stukken door de raadsgriffier vernietigd.
Hoofdstuk II
Artikel 5
Commissie klankbordgesprekken burgemeester
Onderdeel van Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden op het domein van de Gemeenteraad van Terschelling 2023