9.1 aanwezigheid, verhindering
De griffier is aanwezig in raadsvergaderingen en vergaderingen van het presidium en kan aanwezig zijn in raadscommissievergaderingen van de raad.
Bij verhindering of afwezigheid wordt de griffier vervangen door een door de raad aangewezen plaatsvervanger.
De griffier kan op uitnodiging van de voorzitter aan beraadslagingen in raadsvergaderingen deelnemen.
9.2 taak en bevoegdheden
De griffier verleent advies en bijstand aan de raad, de voorzitter, zijn leden en alle door de raad ingestelde commissies (voorbereidende raadsbijeenkomsten), werkgroepen en overige organen en draagt zorg voor de logistieke, procedurele en procesmatige voorbereiding en nazorg van de vergaderingen.
De griffier is aanwezig tijdens raadsvergaderingen, de vergaderingen van het presidium en kan aanwezig zijn tijdens commissievergaderingen.
De griffier is verantwoordelijk voor het ontwikkelen, innoveren en bewaken van procedures en processen ten behoeve van besluitvorming door de raad en adviseert en ondersteunt de raad over de inhoud en toepassing van raadsinstrumenten.
De griffier adviseert de raad over strategische processen en vraagstukken op het gebied van bestuur en organisatie.
9.3 leidinggeven en management
De griffier is eindverantwoordelijk functionaris en geeft leiding aan medewerkers van de griffie.
De griffier bewaakt de eenheid in de uitoefening van de taken van de griffie.
De commissiegriffier handelt overeenkomstig de aanwijzingen van de griffier.
De griffier beheert de budgetten van de raad en de griffie, signaleert budgetoverschrijdingen en adviseert de raad hierover.
9.4 bestuurlijk en ambtelijk overleg
De griffier vertegenwoordigt de raad in interne en externe overlegsituaties, initieert en bevordert samenwerking met (externe) organisaties en partijen, en ontwikkelt en onderhoudt een relatienetwerk.
De griffier heeft periodiek overleg met de werkgeverscommissie over de invulling van de werkgeversrol door de raad.
De griffier heeft periodiek afstemmingsoverleg met de burgemeester en de secretaris.
De griffier en de secretaris hebben periodiek overleg over de planning en uitvoering van de termijnagenda, de kwaliteit van het bestuurlijk besluitvormingsproces, het afhandelen van verzoeken om ambtelijke bijstand en het nakomen van afspraken tussen raad en college.
De griffier overlegt met de gemeentelijke accountant over de controle op de jaarrekening en in voorkomende gevallen overlegt de griffier met de auditcommissie en adviseert deze commissie.
De griffier, of zijn vervanger, voert periodiek overleg met de voorzitter(s) van de door de raad ingestelde commissies en overige gremia waaronder de gezamenlijke rekenkamercommissie en auditcommissie
De griffier vertegenwoordigt zo nodig de raad in externe overlegsituaties.
9.5 ondersteuning presidium en agendacommissie
De griffier adviseert, ondersteunt en draagt zorg voor een goede en tijdige verslaglegging van de vergaderingen.
De griffier ondersteunt bij het opstellen van de voorlopige agenda van vergaderingen van de raad en de raadscommissies.
De griffier adviseert bij het opstellen van de termijnagenda van de raad.
lndien aanvullende ondersteuning nodig is, draagt de griffier er zorg voor dat deze gegeven wordt.
9.6 bestuurlijke besluitvorming
De griffier adviseert de raad over de vergaderwijze, doet voorstellen voor verbetering van procedures en draagt zorg voor de invoering van nieuwe of aangepaste werkprocessen.
De griffier stimuleert de ontwikkeling van vaardigheden van raadsleden ten behoeve van een effectieve besluitvorming.
De griffier bewaakt de scheiding van rollen en verantwoordelijkheden van alle betrokken actoren bij het besluitvormingsproces, spreekt betrokkenen hierop aan en draagt bij aan de positiebepaling van de raad.
De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de tijdigheid van de informatieverstrekking door het college en de burgemeester.
De griffier ondersteunt de raad bij het bewaken van de uitvoering van raadsbesluiten, de afdoening van moties en het nakomen van toezeggingen door het college.
9.7 begeleiding onderzoeken en ondersteuning onderzoekscommissie
De griffier en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie begeleidt onderzoeken van en voor de raad.
lndien de raad een onderzoekscommissie als bedoeld in artikel 155a van de gemeentewet instelt, ondersteunt de griffier en/of een door de griffier aangewezen medewerker van de griffie deze commissie.
9.8 communicatie en voorlichting
De griffier bewaakt en geeft sturing aan interne en externe raadscommunicatie.
De griffier is verantwoordelijk voor de publicatie en ter inzage legging van raadsbesluiten en van de agenda’s en verslagen van vergaderingen van de gemeenteraad en de raadscommissies.
De griffier draagt zorg voor het verstrekken van informatie aan inwoners inzake de werkwijze van de raad en de mogelijkheden om contact te leggen met de raad.
De griffier bevordert de kennis over de werking van het gemeentebestuur binnen de gemeente, waarbij bijzondere aandacht gegeven wordt aan jeugdigen.
9.9 verhindering en vervanging
Indien de griffier voor een langere tijd verhinderd is zijn ambt te vervullen, doet hij daarvan tijdig mededeling aan de raad.
De door de raad aangewezen plaatsvervangend griffier treedt gedurende de periode van verhindering in zijn plaats.
9.10 jaarplan
De griffier stelt jaarlijks een plan op waarin opgenomen zijn de activiteiten die in het betreffende jaar bijzondere aandacht vragen.
De griffier legt jaarlijks verantwoording af over de realisatie van de activiteiten van de griffie.
9.11 Functioneringsgesprekken
De werkgeverscommissie voert functionerings-/beoordelingsgesprekken met de griffier.
9.12 onvoorzien
In alle gevallen waarin deze instructie niet voorziet, pleegt de griffier voor zover nodig overleg met de werkgeverscommissie.
Hoofdstuk II
Artikel 9
Griffier
Onderdeel van Reglement van orde voor de vergaderingen en andere werkzaamheden op het domein van de Gemeenteraad van Terschelling 2023