**1..** De openbare vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad vinden plaats op donderdag, tenzij de agendacommissie (na consultatie van de fractievoorzitters en de raadsvoorzitter) in een uitzonderlijke situatie een andere datum accordeert.
**2..** Onverminderd het bepaalde in de artikel 17 en 18 van de Gemeentewet kan de agendacommissie in bijzondere gevallen een andere dag en/of een andere locatie aanwijzen.
Het eerste lid van artikel 22 bepaalt dat de raadsvoorzitter een vastgesteld aantal dagen vóór een vergadering de leden een schriftelijke oproep stuurt, waarin de vergadering wordt aangekondigd. Uiteraard is het mogelijk, indien de raad dit wenst de stukken en oproep niet per post maar per e-mail te versturen of in het raadsinformatiesysteem te publiceren. De oproep vermeldt de dag, het tijdstip en de plaats van de vergadering. Tegelijkertijd worden de voorlopige agenda en de daarbij behorende stukken verzonden/gepubliceerd.
De agendacommissie bepaalt hoe de voorlopige agenda er uit ziet. In de dagelijkse praktijk zal het niet altijd mogelijk zijn om ruim voor de vergadering een agenda op te stellen, die ook zicht heeft op de actualiteiten. In een dergelijke situatie kan de raadsvoorzitter na het verzenden van de schriftelijke oproep zo nodig een aanvullende agenda en stukken rondsturen. Uiteindelijk stelt de raad zelf, bij aanvang van de raadsvergadering, de agenda vast. Elk raadslid heeft daarbij de mogelijkheid om bij aanvang van de raadsvergadering een voorstel te doen om onderwerpen aan de agenda toe te voegen of van de agenda af te voeren, mits binnen de kaders van de Gemeentewet en dit reglement van orde.
Indien er een voorstel wordt gedaan om de agenda aan te passen, bijvoorbeeld het doorschuiven van een agendapunt naar de volgende raadsvergadering, en de stemmen staken, wordt een dergelijk voorstel derhalve afgewezen (artikel 32, vierde lid, van de Gemeentewet is hier niet van toepassing).
Indien het gaat om geheime stukken dient dit duidelijk op het stuk te zijn aangegeven. De griffier vervult de secretariaatsfunctie ten dienste van de raad. Daarom worden stukken die betrekking hebben op de agenda en de voorstellen van de raadsvergadering en die geheim moeten blijven bij hem ter inzage gelegd of door hem in het besloten gedeelte van het raadsinformatiesysteem geplaatst. Op verzoek van de leden van de raad kan de griffier inzage aan hen verlenen.
Een vergaderstuk is een ‘document’ in de zin van de Wet open overheid (Woo). Een document houdt in: een bij een bestuursorgaan berustend schriftelijk stuk of ander materiaal dat gegevens bevat. Onder documenten vallen niet alleen de door de overheidsorganen gecreëerde stukken of ander materiaal. Ook alle van buiten komende stukken en ander voor overheidsorganen bestemd materiaal zoals agenda’s, verslagen, (concept)adviezen en brieven van inwoners verkrijgen de status van document in de zin van de Woo.
HOOFDSTUK 3 › Paragraaf 3.1
Artikel 26.
Vergaderingen van de raad
Onderdeel van Reglement van orde voor vergaderingen en andere werkzaamheden van de raad van de gemeente Neder-Betuwe 2023