Het maken van kopieën van documenten gebeurt door de archiefmedewerker. Deze kan beslissen om vanwege de kwetsbaarheid van de documenten geen kopieën te maken uit:
Gebonden archiefdelen dikker dan 5 centimeter
Documenten groter dan A3-formaat
Charters (van perkament en met een zegel), andere bescheiden van perkament en/of zegels
Gekleurde afbeeldingen
Documenten en boeken waarvan de band het niet toelaat
Documenten van voor 1850
Boeken van voor 1950
Linnen documenten
Alle documenten die materieel niet in goede staat verkeren