De aanvraag van de subsidie wordt ingediend met e-Herkenning via www.utrecht.nl/subsidie. Bij de aanvraag worden de volgende documenten aangeleverd:
**1..** een overzicht van de activiteiten met daarbij een omschrijving waarvoor subsidie wordt gevraagd en van de doelen die met die activiteiten worden beoogd. Dit overzicht moet de volgende onderdelen bevatten:
Het proces van verwerving, bouw en/of verbouwing, advies en begeleiding, inclusief planning en een overzicht.
Het totaalconcept van de broedplaats.
Een toelichting op de beoogde doelgroep die gebruik zal maken van de culturele broedplaats, en hoe dit aansluit bij de doelstellingen van deze nadere regel.
Een toelichting op de beoogde meerwaarde van de culturele broedplaats voor het gebied waar die zich in bevindt.
Een toelichting op de geschiktheid van de gekozen locatie om er een culturele broedplaats te kunnen realiseren en gebruiken, waarbij er naast bouwkundige geschiktheid in elk geval ook aandacht is voor parkeren en voorkoming van eventuele overlast voor omwonenden.
De hoogte van de huurtarieven, en een toelichting op hoe dit aansluit bij de doelstellingen van deze nadere regel.
De exploitatietermijn en een toelichting op de continuïteit. Bijgesloten een eigendomsakte, huurovereenkomst, intentieverklaring of andere documentatie die aannemelijk maakt dat er sprake kan zijn van de exploitatietermijn waarvoor subsidie wordt aangevraagd.
Een referentie van de aanvrager als ontwikkelaar en exploitant van culturele broedplaatsen en de samenstelling van de beheerorganisatie. De referentie moet een toelichting bevatten op de werkwijze met betrekking tot verhuren aan derden en het verwerven van huurders uit de beoogde doelgroep.
De aanvrager geeft aan of er één of meer vergunningen zijn vereist voor de realisatie van een nieuwe culturele broedplaats of het toevoegen van werkruimtes aan een bestaande culturele broedplaats. Wanneer één of meerdere vergunningen vereist zijn wordt (worden) waar mogelijk de verleende vergunning(en) overgelegd.
Jaarrekeningen en jaarverslagen tot drie jaar voorafgaand aan het jaar van aanvragen. Indien deze niet beschikbaar zijn de meest recente jaarrekeningen en jaarverslagen.
**2..** Een financiële onderbouwing van de aanvraag aansluitend op het overzicht van de activiteiten, met een vertaling naar het format dat de gemeente Utrecht specifiek voor deze nadere regel heeft opgesteld. Dit format wordt op aanvraag per e-mail verstrekt via czbusinesscontrol@utrecht.nl. De financiële onderbouwing moet de volgende onderdelen bevatten:
Een investeringsbegroting die is toegelicht, onderbouwd en gespecificeerd. De investeringsbegroting moet voldoen aan de volgende eisen:
De kosten zijn berekend exclusief btw. Eventuele niet verrekenbare btw komt voor rekening van de aanvrager en mag niet in het projectplan worden verwerkt.
De post onvoorziene kosten bedraagt max. 5% van de totale investeringsbegroting.
De investeringsbegroting sluit per saldo op nihil. De geraamde investeringskosten minus de financiering daarvan komt dus uit op nul.
Waar mogelijk zijn documenten bijgesloten die de subsidiabele kosten aantonen zoals offertes, en documenten die de status van de overige financiering en leningen aantonen.
Indien niet subsidiabele functies onderdeel uitmaken van de businesscase zijn de investeringskosten onderverdeeld naar de verschillende functies aan de hand van een kostenverdeelstaat. Uit deze kostenverdeelstaat zijn de subsidiabele kosten en niet subsidiabele investeringskosten eenvoudig te herleiden.
Een exploitatiebegroting die is toegelicht, onderbouwd en gespecificeerd. Ten aanzien van de te subsidiëren activiteiten voldoet de exploitatiebegroting aan de volgende eisen:
De jaarlijkse reservering voor leegstand mag max. 5% van de totale jaarlijkse omzet bedragen.
De jaarlijks geraamde kosten voor onderhoud en organisatie voor vaste verhuur mag max. 10% van de jaarlijkse omzet vaste verhuur bedragen.
De jaarlijks geraamde kosten voor onderhoud en organisatie voor eventuele losse verhuur mag max. 20% van de jaarlijkse geraamde omzet losse verhuur bedragen.
De post onvoorzien op de exploitatiebegroting bedraagt max. 5% van de totale omzet.
In de exploitatiebegroting mag een jaarlijkse reservering opgenomen worden met een max. van 2% van de netto-investeringssom (totale investeringskosten -/- verwachte bijdrage gemeente Utrecht).
Alleen afschrijvingskosten op de netto-investeringssom (totale investeringskosten -/- verwachte bijdrage gemeente Utrecht) maken onderdeel uit van de exploitatiebegroting.
Mogelijke overige exploitatielasten anders dan genoemd in punt 2b i t/m vi zijn onderbouwd op nut, noodzaak en omvang.
De huurtarieven die gerekend worden voor de vaste verhuur zijn gemiddeld maximaal €125 per m2 VVO per jaar exclusief servicekosten en exclusief energiekosten (prijspeil 01-01-2024, daarna jaarlijks opgehoogd aan de hand van de CPI).
Een verwacht positief financieel saldo over de exploitatieperiode wordt in mindering gebracht op het aangevraagde subsidiebedrag.
In de exploitatiebegroting is sprake van een exploitatietermijn van minimaal 10 jaar. Een op voorhand gegeven exploitatietermijn van 5 tot en met 9 jaar is uitsluitend mogelijk als deze wordt onderbouwd met bijlagen waaruit blijkt dat de vereiste minimale exploitatietermijn door toedoen van derden of andere externe omstandigheden niet haalbaar is en deze de aanvrager niet tegengeworpen kunnen worden.
In de exploitatiebegroting kan rekening gehouden worden met een verwacht jaarlijks inflatiepercentage van 2,5% (inkomsten en kosten).
In aansluiting op de opgevoerde bedragen in het begrotingsformat wordt de totale huursom van de vaste en flexibele verhuur per exploitatiejaar onderbouwd.
**c..** Een begroting van de voorbereidingskosten die is gespecificeerd en onderbouwd op nut en noodzaak.
**3..** Als een aanvrager in de voorgaande drie jaar geen subsidie bij burgemeester en wethouders heeft aangevraagd of indien de onderstaande gegevens zijn gewijzigd, levert de aanvrager bij de aanvraag ook de volgende gegevens aan:
Kopie bankafschrift waarop in ieder geval het rekeningnummer en de naam van de aanvrager duidelijk zichtbaar zijn;
Een uittreksel uit het handelsregister van de Kamer van Koophandel;
De statuten, als de aanvrager een rechtspersoon met volledige rechtsbevoegdheid is.
Artikel 6
Eisen aan de subsidieaanvraag
Onderdeel van Nadere regel subsidie investeringsbijdrage culturele broedplaatsen gemeente Utrecht