De administratie is zodanig van opzet en werking, dat zij in ieder geval dienstbaar is voor:
het sturen en het beheersen van activiteiten en processen in de gemeente als geheel en in de afdelingen;
het verstrekken van informatie over ontwikkelingen in de omvang van de vaste activa, voorraden, vorderingen, schulden, contracten;
het verschaffen van informatie over uitputting van de toegekende budgetten en investeringskredieten en voor het maken van kostencalculaties;
het verschaffen van informatie over indicatoren met betrekking tot de gemeentelijke productie van goederen en diensten en de maatschappelijke effecten van het gemeentelijke beleid;
het afleggen van verantwoording door het College aan de Raad over de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving, en
de controle van de registratie van gegevens als zodanig en van de daaraan ontleende informatie, alsmede voor de controle op de rechtmatigheid, de doelmatigheid en de doeltreffendheid van het gevoerde bestuur in relatie tot de gestelde beleidsdoelen, de begroting en relevante wet- en regelgeving.
Voor de vastlegging en onderbouwing van de prestatielevering bij inkopen wordt een ondergrens van € 2.500 gehanteerd. Dit betekent dat inkoopfacturen onder een nettobedrag van € 2.500 niet onderbouwd hoeven te worden met onderliggende documenten (b.v. een pakbon of een orderbevestiging).
Overlopende facturen in de jaarovergang worden tot en met 1 februari van het volgende boekjaar op basis van de datum van levering geboekt in het juiste boekjaar. Na 1 februari geldt een ondergrens van € 2.500 (netto) en per 1 maart een ondergrens van € 5.000 (netto) van de inkoopfactuur. Een uitzondering hierop betreffen de facturen gerelateerd aan het openbare onderwijs en facturen met betrekking tot inhuur van personeel.
Artikel 29.
Administratie
Onderdeel van Verordening financieel beleid, beheer en organisatie (artikel 212 Gemeentewet) gemeente Westerwolde 2023