De primaire verantwoordelijkheid voor het financieel rechtmatig handelingen ligt bij de proceseigenaar. De proceseigenaar dient ervoor te zorgen dat de risico’s rondom het financieel rechtmatig handelen worden beheerst door passende zicht- en toetsbare beheersmaatregelen.
Uitgangspunt van de gemeente is dat zo veel als mogelijk kan worden gesteund op de werking van interne beheersing. De verbijzonderde interne controle, zoals deze wordt uitgevoerd door team Interne Controle, zal zoveel als mogelijk systeemgericht plaatsvinden en zo min mogelijk gegevensgericht. De uitvoering van de verbijzonderde interne controle dient antwoord te geven op de vraag of financieel rechtmatig is gehandeld en geeft daarmee de basis voor de RMV en de toelichting daarop via paragraaf bedrijfsvoering. Naast de focus op rechtmatigheid, richt de verbijzonderde interne controle zich ook op de getrouwheid van de financiële verslaglegging.
De verbijzonderde interne controle richt zich alleen op de beoordeling van materiële processen en daarnaast op processen met een hoog inherent risico. Materiële processen zijn processen met een omvang van meer dan 1% van de totale lasten van de gemeente inclusief de toevoegingen aan de reserves. Leidraad voor de beoordeling is het toetsingskader. De werkwijze van de verbijzonderde interne controle wordt jaarlijks vastgelegd in het Intern controleplan.
De verbijzonderde interne controle start per proces met een actualisatiegesprek met de proceseigenaar en -beheerder om vooraf zicht te krijgen op de ontwikkelingen, bijzonderheden en status van de ontwikkelpunten rondom procesbeheersing. Dit gesprek wordt samen gevoerd met een collega van Bedrijfsvoering, Informatie & Control. Afronding van de verbijzonderde interne controle per proces betreft de rapportering aan en bespreking van de bevindingen met de proceseigenaar en -beheerder. De rapportering betreft een oordeel over de procesbeheersing, weergave van eventuele fouten en onduidelijkheden en beheersmaatregelen die genomen zullen worden ter voorkoming van de fouten.
Team Interne Controle verricht haar werk in afstemming met de accountant. Zo wordt het jaarlijkse VIC-plan met de accountant gedeeld. Waar mogelijk worden werkwijzen op elkaar afgestemd om enerzijds efficiency te behalen en anderzijds te voorkomen dat op een laat moment in de jaarrekeningcontrole alsnog extra werkzaamheden dienen te worden uitgevoerd.
Hoofdstuk 3. › Paragraaf 3.2
Artikel 3.2.5
Interne controle
Onderdeel van Nota Rechtmatigheidsverantwoording 2023